Page 39 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز الإجراء‪ :‬ج‪-)1-3-6(-‬ع ج ‪02‬‬

‫‪12‬‬

‫خريطة سير إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬

‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪01‬‬ ‫إعداد الوثائق الداخلية من المسؤولين عن تطبيق الإجراءات بالإدارة‬

‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪02‬‬ ‫اعداد قائمة بالوثائق الداخلية والخارجية‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪03‬‬ ‫ترميزالإجراءات ونماذج العمل وفق التعليمات‬

‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪04‬‬ ‫ختم كافة صفحات الوثائق بختم وثيقة مر اقبة باللون الأزرق‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪05‬‬ ‫وتسجيل رقم الإصدار‬

‫إعداد قائمه بالمسئولين عن تسلم وتسليم الوثائق‬
‫تسليم نسخة من الوثائق لمسئول ضبط الوثائق بالوحدة‬

‫لتسليمها للأطراف ذي العلاقة بالإجراء‬
‫مر اقبة وضبط اصدارات ال وثائق‬

‫لا‬ ‫هل يوجد طلب إصدار‪/‬‬
‫تعديل ‪/‬الغاء للوثائق‬

‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪06‬‬ ‫نعم‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪07‬‬ ‫تحريرطلب إصدار‪ /‬تعديل ‪ /‬الغاء وتسليمه لمسؤول ضبط‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪08‬‬
‫الوثائق‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪09‬‬ ‫اعتماد الطلب من مديرة الإدارة‬

‫مراجعة الطلب من الجهة المصدرة للوثيقة‬
‫لا‬

‫إصدارالوثيقة المعدلة و ابلاغ جهة الطلب بالمو افقة‬

‫تسجيل التعديلات إذا كانت في صفحة اوعدد من الصفحات‬
‫تسليم الصفحات المعدلة وسحب الصفحات الملغاة واثباتها في‬

‫السجل‬
‫نعم‬

‫هل بلغت التعديلات (‪)5‬‬
‫تعديلات‬

‫اعادة إصدارالوثيقة مع تمييزالتعديلات بوضع خط افقي‬
‫وكتابتها‬

‫ختم صفحات الوثائق الملغاة أو المعدلة الاصلية ختم ملغاه‬
‫باللون الاحمر وتسجل في السجل الخاص بذلك مع طلب‬
‫التعديل أوالالغاء‬

‫تسليم الوثائق للمرخص لهم وسحب الوثائق الملغاة‬

‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪10‬‬ ‫تحريرطلب في حال الحاجة إلى نسخ وثائق إضافية‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪11‬‬
‫ج –(‪ -)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪12‬‬ ‫حفظ بيانات ووثائق النظام الحاسوبي بكلمة سرمع الاحتفاظ‬
‫بنسخة على القرص الصلب‬

‫جمع سجلات الجودة في اضابيرمفهرسة وفق إجراءات الإدارة‬
‫وتختم بختم نسخة أصلية باللون الأخضر‬

‫‪30‬‬