Page 37 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز الإجراء‪ :‬ج‪-)1-3-6(-‬ع ج ‪02‬‬

‫‪12‬‬

‫النماذج‬ ‫المسؤول الوقت‬ ‫‪-6‬الإجراءات‬ ‫المهمة المهمة الرمز‬
‫الإجراءات التفصيلية‬ ‫التفصيلية‬
‫سجل حصر‬
‫سجلات الجودة‬ ‫أسبوعين‬ ‫رئيسات‬ ‫•عمل مسرد لكل اضبارة أوجزء من الإضبارة‬ ‫‪-1-11-6‬‬
‫داخل الإدارة‬ ‫الوحدات‬ ‫بحيث يمكن الوصول واسترجاع المعلومات‬

‫‪-‬‬ ‫المطلوبة بسهولة‪.‬‬ ‫تابع‬ ‫ضبط السجلات‬
‫•حفظ وحماية الأضابيرفي أماكن تمنع تلفها‬ ‫‪-11-6‬‬
‫ضبط‬
‫أوضياع المعلومات منها‪.‬‬ ‫السجلات‬
‫•اتخاذ القرار في سجلات الجودة بعد انتهاء‬ ‫وتنظيمها‬
‫مدة حفظها إما بإتلافها أو استمرار حفظها‬

‫وتسجيل تلك القرارات‪.‬‬
‫•حصر أنواع سجلات الجودة بالمكتب في‬

‫السجل الخاص بذلك‪.‬‬
‫تنظيم السجلات لإجراء التدقيق الداخلي‬

‫حيث يتم التحقق من الآتي ‪:‬‬

‫• تمييزالأضابير‪.‬‬

‫وفق‬ ‫رئيسات‬ ‫• فهرسة الأضابير‪.‬‬ ‫‪-2-11-6‬‬
‫خطة‬ ‫الوحدات‬ ‫• ترتيب الموضوعات داخل الأضابير‪.‬‬
‫التدقيق‬ ‫• وضوح كتابة الأضابيروسهولة قراءتها‪.‬‬
‫الداخلي‬ ‫• طريقة حفظ الأضابيروحمايتها من‬

‫التلف والضياع‪.‬‬

‫• سهولة وسرعة استرجاع السجلات‪.‬‬

‫‪28‬‬