Page 43 - ML_GER_01_Manual de procedimientos Administrativos v1.0
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Código Versión
MP_GER_01 1.0
GERENCIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha: 25/11/2020
AVISO: Este documento es propiedad del Área de Calidad y Responsabilidad Social (ACRS) de la Universidad Autónoma de Madrid. Queda prohibida su difusión total o parcial sin una autorización
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- Desarrollo: cláusulas específicas del contenido técnico del documento, incluyendo las
responsabilidades correspondientes y un diagrama del proceso descrito en el documento.
- Fin del Documento: Indicación del final del documento.
explícita de la Gerencia. NOTA: El presente documento se distribuye como copia no controlada. La edición en vigor debe consultarse a través del gestor documental del ACRS.
- Anexos, conteniendo la información referida en el texto.
Lateral: en el margen del documento, en todas sus páginas, aparecerá el siguiente mensaje: “AVISO:
Este documento es propiedad del Área Calidad y Responsabilidad Social (ACRS) de la Universidad
Autónoma de Madrid. Queda prohibida su difusión total o parcial sin una autorización explícita de la
Gerencia. NOTA: El presente documento se distribuye como copia no controlada. La edición en vigor
debe consultarse a través del gestor documental del ACRS”.
Pie de página: aparece el nombre del ACRS o servicio/unidad en su defecto al que pertenece el SGC. En
el margen inferior derecho aparecerá el Logotipo de la UAM y Excelencia UAM+CSIC.
4.1.2 Distribución del borrador
Una vez preparado el documento, se identifica como borrador. Se procede a su archivo y distribución
al servicio/unidad afectado, de forma que pueda ser comentado por éstos. La forma de distribución
de los documentos será preferentemente electrónica.
4.1.3 Discusión y comentarios
Junto con la distribución de los borradores de los documentos para revisión y comentarios, se indica
el plazo para realizarlos. El servicio/unidad afectado podrá enviar los comentarios oportunos para ser
tenidos en cuenta.
4.1.4 Aprobación del documento
El autor/res analizan los comentarios recibidos y los discuten con el servicio/unidad afectado. A
continuación, se presenta al ACRS o en su defecto del servicio/unidad la redacción final, junto con
información de los comentarios recibidos y decisiones tomadas. El ACRS o en su defecto del
servicio/unidad asigna un código y una versión al documento y lo pasa al Responsable de
aprobación del documento quien analiza, tanto el contenido técnico como las decisiones que se
hayan tomado en respuesta a los comentarios recibidos, debiendo decidir las acciones necesarias.
La autoridad de Aprobación de los distintos documentos del Sistema se recoge en la Tabla 1. La
aprobación de los documentos se hace constar mediante las refrendas electrónicas
correspondientes.
En los diferentes documentos del SGC se indican, cuando corresponda, las responsabilidades
relativas a la actualización y/o aprobación. En aquellos casos en los que no se indica en el
documento de referencia la actualización y/o aprobación del documento derivado, corresponderá
a la autoridad de aprobación de dicho documento de referencia.
4.1.5 Codificación de documentos
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El ACRS asigna los códigos para la identificación de documentos, en función de sus características
propias, siguiendo el esquema TT AAA NN, donde:
- TT Tipo de documento: Ej.: PG Procedimiento General, IT Instrucción Técnica,
4 Sólo requieren codificación los PG, IT y DC.
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