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MP_GER_01 1.0
GERENCIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha: 25/11/2020
AVISO: Este documento es propiedad del Área de Calidad y Responsabilidad Social (ACRS) de la Universidad Autónoma de Madrid. Queda prohibida su difusión total o parcial sin una autorización
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Autor, que deberá dar respuesta razonada a dicha solicitud en un plazo no superior a una semana,
siempre con copia a la Dirección del ACRS o Dirección del servicio/unidad.

4.2 Vigencia de los documentos
explícita de la Gerencia. NOTA: El presente documento se distribuye como copia no controlada. La edición en vigor debe consultarse a través del gestor documental del ACRS.
Es responsabilidad del ACRS y del responsable de aprobación de cada servicio/unidad de mantener los
documentos actualizados en línea con los objetivos específicos para los que se elaboraron, así como
con otros documentos internos o referencias externas.
Anualmente, en la revisión por la Gerencia o la Dirección competente del Servicio/Unidad, se revisa la
adecuación de los documentos del/los Sistemas de Gestión de la Calidad, determinándose su
actualización si se considera necesario.
4.3 Anulación de un documento
En el caso de que la actualización de un documento conlleve su anulación, la nueva edición del
documento sustituirá su texto por uno de los siguientes (o equivalente):
- "Este documento ha sido ANULADO en la fecha [fecha de edición]”

- "Este documento ha sido ANULADO Y REEMPLAZADO por el documento [código] en la fecha
[fecha de edición]”
4.4 Control de los Documentos

Para controlar los documentos utilizados por el ACRS y restos de servicios/unidades se dispone de
un directorio activo “Calidad” o medio semejante en el cual se encuentran todos los documentos
en vigor del sistema de gestión de calidad dentro de las diferentes carpetas nombradas según la
unidad, área o servicio.
Las únicas copias válidas de documentación son las que están en este directorio activo o medio
semejante.
Dentro del directorio activo el ACRS mantiene actualizados los documentos en sus últimas
versiones, de acuerdo a la información facilitada por los responsables de las distintas unidades o
servicios.
Los documentos obsoletos que sea necesario mantener como registro, se identifican como tales
de forma clara, impidiendo su uso no intencionado.
4.5 Documentos externos

El ACRS o en su defecto el servicio/unidad controla a través del directorio activo o medio semejante
los documentos externos (normas, referencias legales, manuales de equipo y otros documentos)
utilizados en el desarrollo de sus actividades.
La fuente de información para actualización de documentos externos, son los canales habilitados
por la UAM, pudiendo utilizarse otras fuentes de información, tales como boletines informativos,
circulares, páginas Web, etc., así como la información facilitada por los proveedores y
colaboradores.
4.6 Registros del Sistema de Gestión de la Calidad
Los registros técnicos y del SGC del ACRS o servicios/unidad se conservan adecuadamente
identificados, en lugar seguro y de acceso controlado, durante un período mínimo de 3 años,
excepto que se indique lo contrario en el documento correspondiente.

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