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MP_GER_01 1.0
GERENCIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha: 25/11/2020
AVISO: Este documento es propiedad del Área de Calidad y Responsabilidad Social (ACRS) de la Universidad Autónoma de Madrid. Queda prohibida su difusión total o parcial sin una autorización
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- AAA  referencia a la unidad o servicio que elabora el documento y/o a la que es de aplicación.

- NN  Número del documento (para esa unidad y tipo de documento). Puede tomar valores
entre 01 y 99.
explícita de la Gerencia. NOTA: El presente documento se distribuye como copia no controlada. La edición en vigor debe consultarse a través del gestor documental del ACRS.
Los documentos complementarios (ej. encuesta de satisfacción) se codifican añadiendo al código
del documento de procedencia, las siglas DC y un número correlativo, y se añade al final el número
de versión del Documento Complementario (Ej.: PG 000 01_DC01 (1.0)).

A las versiones disponibles en inglés se les añade una E, al final del código.
Los documentos complementarios se podrán actualizar, siguiendo el proceso descrito, de forma
independiente al documento en el que se originan. La aprobación de los documentos
complementarios corresponde al Responsable de Aprobación del documento del que procede.
Los registros derivados de los procedimientos, instrucciones y documentos complementarios se
identifican añadiendo “REG” delante del nombre del documento del que derive dicho registro. Sin
embargo, el criterio general para la identificación de otros documentos es a través de su
denominación o título, no siendo requerida una codificación específica, salvo que se indique lo
contrario.
4.1.6 Edición, distribución y archivo

Una vez alcanzada la versión final de un documento y firmada, se registra en el medio electrónico
utilizado, de esta manera queda el documento refrendado electrónicamente para su archivo.
El ACRS o en su defecto el servicio/unidad correspondiente es el encargado de registrar el
documento en el medio electrónico utilizado y el personal afectado recibirá una notificación de la
disponibilidad de un nuevo documento o una nueva versión de uno ya existente. De este modo
está disponible, en todo momento, en los lugares de uso, una versión actualizada del documento.
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La distribución de los documentos , una vez aprobados, se lleva a cabo electrónicamente. Las
copias en papel de los documentos del/los Sistemas de Gestión de la Calidad que se guarden en
formato electrónico serán siempre copias no controladas de los mismos.
El ACRS o en su defecto el servicio/unidad correspondiente se asegura de que los documentos
del/los Sistemas de Gestión de la Calidad utilizados por el personal son las últimas versiones
disponibles, a través del medio electrónico utilizado”.
Cuando se realiza una nueva versión de un documento, el original de la versión anterior deja de
estar disponible a excepción del ACRS o Dirección del servicio/unidad que siempre tendrán acceso
a las versiones antiguas. La distribución de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad a
partes interesadas ajenas a la UAM se canaliza a través de la Dirección del ACRS o Dirección del
servicio/unidad. Dichas copias se identifican como copias no controladas.

4.1.7 Solicitud de cambio

El personal de la UAM susceptible de poder solicitar un cambio sobre un documento del SGC del
cual forme parte, lo hará de forma razonada. La solicitud de cambio se notificará por escrito al

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El ACRS dispondrá un sistema de distribución, archivo y control de documentos en formato electrónico que
permite el acceso controlado del personal”.

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