Page 142 - דוח המבקר 2023
P. 142
סקר סיכונים
כספים -אבטחת אמצעי תשלום
סיכונים פוטנציאלים
•אי קיומם של נהלים בנושא שימוש באמצעי תשלום ,או נהלים לקויים שאינם עונים לצורכי ואילוצי
העירייה ,עלול להביא לחוסר יכולת העירייה לעקוב ולקיים בקרה בנושא.
•אי הקפדה על עיקרון הפרדת תפקידים בנושאים כגון :התאמת בנקים ,בין הגורם המבצע את
התשלום לספק לבין הגורם המורשה להקים ספק במערכת ,עלול להביא לפעולות מעילה
בעירייה.
•חוסר בקרה ופיקוח אחר הדפסת המחאות בעירייה ,עלול להביא לזיוף המחאותיה וגניבת כספיה.
•אי מעקב אחר שימוש בכרטיסי האשראי /במזומן המצוי בקופה הקטנה של העירייה עלול לחשוף
את העירייה כי יבוצע שימוש בכספי העירייה לצרכים פרטיים.
•אישור תשלומים על ידי גורמים שאינם מורשים בהתאם למסמך זכויות החתימה של העירייה,
עלול להביא לשימוש בלתי מורשה בנכסי העירייה.
•תשלומים לא נאותים (הקמת ספקים פיקטיביים ,זיוף חתימות ע"ג שיקים) עקב אי הפרדת
תפקידים.
•חוסר בבקרה אחר ביצוע העברות בנקאיות (באמצעות מס"ב ,דרך אתר הבנק או באמצעות
משלוח פקס לבנקים) עלול למנוע זיהוי של ביצוע פעולות בידי גורמים לא מורשים.
בקרות בתהליך
•לא קיימים נהלים כתובים בנושא אמצעי תשלום בעירייה.
•הוגדרו במערכת גורמים מורשים לביצוע פעולות שונות כגון :אישור חשבונות לתשלום ,הפקת
דרישת תשלום ,אישור ביצוע תשלום בהתאם למורשי חתימה וכו' .עם זאת ,לא מבוצעת סקירה
של הרשאות משתמשים מידי תקופה.
•תשלומי מס"ב נערכים על ידי הנהלת החשבונות ומובאים לאישור הגזבר וראשת העיר .תשלומי
המס"ב משודרים עם אישור מורשי החתימה בעירייה.
•קובץ המס"ב פתוח לעריכת שינויים בטרם העלאתו לאתר מס"ב.
•בעת ביצוע תשלום במס"ב נשלחות הודעות אוטומטית בגין פרטי התשלום מתוך מערכת
החשבונות של העירייה לאנשי הקשר המופיעים בהנהלת החשבונות.
•קיימת הפרדת תפקידים בין מנהלת חשבונות אשר מכינה את התשלומים לבין מנהלת חשבונות
ספקים אשר מעדכנת פרטי חשבונות הבנק של הספקים .לא מופק/נסקר LOGשינויים אודות
פרטי חשבונות בנק של ספקים ,אחת לתקופה.
•העברות בנקאיות מבוצעות דרך אתר הבנקים ,לאחר הקמת ספק מוטב באתרים אלו .מבוצעת
הצלבה בין שם הספק לפרטי חשבון הבנק שלו כבר במועד הקמתו כמוטב באתר הבנק.
•העירייה מחזיקה בכרטיס אשראי (כרטיס נטען) החל עליהם נוהל של קופה קטנה .כרטיס זה
ניתן למספר יחידות בעירייה (בעיקר לגני ילדים) המשמש להוצאת קטנות (עד 1000 ₪בחודש)
ובאחריות של כל גננת בכל חודש להעביר ריכוז של כלל הוצאות לעירייה.
141
