Page 144 - דוח המבקר 2023
P. 144
סקר סיכונים
כספים -רכש והתקשרות עם ספקים
סיכונים פוטנציאלים
•אי קיומו של מדרג אישורים לביצוע רכש עלול לגרום לביצוע רכישות לא מוצדקות ,ניהול מרכז
לקוי ובזבוז משאבים.
•נהלי רכש שאינם רלוונטיים לאופי ולהיקפי הפעילות של העירייה.
•אי קיום הליך תחרותי עבור רכישות מהותיות עלול להוביל לרכישה של מוצרים במחירים גבוהים
מהשוק.
•אי יישום מדיניות הרכש וביצוע רכש בניגוד לנהלי הארגון עלול לגרום לתשלום ביתר בגין הזמנה
או חשבונית שגויות.
•חוסר הפרדת תפקידים בין מבצע הרכש ומאשר התשלום עלול לגרום למעילות או הונאות ע"י
עובדים בתהליך הרכש.
•תשלום עבור מוצר /שירות שלא התקבל או שהתקבל שלא בהתאם להסכם עם הספק ,עלול
להוביל לנזק כספי ותדמיתי לעירייה.
•אי קיומה של מדיניות ברורה באשר לאופי ההשקעות והנכסים הראויים לעירייה עלול להוביל
לרכישת ציוד/שירות אשר אינו תואם לאסטרטגיית העירייה.
•ביצוע רכש למטרות אישיות ,עלול לחשוף את העירייה בפני מעילות.
•בקרת לקויה על חשבוניות ,אשר עלולה להוביל לתשלום יתר לספק.
•אי חתימה על טופס ניגוד עניינים ע"י הספק בעת ביצוע הזמנות רכש ע"י מנהל מחלקה בעירייה.
סיכונים פוטנציאלים
•קיים נוהל רכש לכל מחלקה נפרדת בעירייה המסדיר את תהליך הרכש לפי פעילות המחלקה.
•בעירייה קיים מדרג אישורים לאישור דרישות רכש .כמו כן ,הזמנות רכש מאושרות על ידי הגזבר
ומנכ"ל העירייה.
•לא קיים תהליך הערכת ספקים (שאינם במרכז מסגרת) פנימי הכולל דירוג של הספקים בעירייה,
בגין שירות הספק תוך בחינת קריטריונים כגון :מחיר ,איכות ,זמינות ,אמינות ומספר החזרות
סחורה לספק עקב קבלת סחורה פגומה .תהליך זה נועד לסייע לעירייה להמשיך את התקשרותה
עם ספקים אשר עומדים בדרישותיה ושעמם מעוניינת להמשיך את ההתקשרות.
•טרם התקשרות עם ספק במרכז מסגרת ,באחריות הספק למלא שאלון ולצרף מספר המלצות
מלקוחות לצורך בדיקת כדאיות לחתימת חוזה.
•קיים מעקב שוטף אחר כלל חיובי הספקים מול הצעות המחיר שהתקבלו טרם אישור התשלום.
•מעקב אחר הזמנות רכש נעשה ע"י מנהלת רכש (עובדת יחידה במחלקה) .בין היתר ,אחראית
לבדוק מסמכים שאכן התעריפים שנקבעו בכל תיק נקבע נכון.
•כלל דרישת רכש מאושרת ע"י וועדות רכש למעט מרכזים מסוימים שלא מחייבים בקבלת אישור
וועדת רכש עפ"י הנקבע בנוהל.
•ביצוע הזמנות רכש מבוצע ע"י כל מנהל מחלקה ,כך שלא קיימת בקרה לבדיקת ניגוד עניינים
בעת בחירת ספק .כמו כן ,לא קיים נוהל מוגדר המחייב את מנהלי המחלקה למלא טופס ניגוד
עיניים ע"י הספק.
143
