Page 99 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

2) Fungsi pengendalian, Tujuan dan sasaran organisasi akan
dapat dipahami melalui komunikasi baik dari atas ke bawah
maupun sebaliknya.
3) Motor penggerak system dan Prosedur kantor. Implementasi
system dan prosedur yang ditentukan di kantor akan berhasil
jika komunikasi yang dilakukan secara efektif.
4) Fungsi motivasi, Komunikasi akan dapat memberikan motivasi
kepada pegawai untuk bekerja lebih baik, karena komunikasi
internal berfungsi sebagai sarana untuk memotivasi.
5) Sebagai sarana untuk mencari peluang dalam persaingan.
Informasi yang dikumpulkan di kantor dapat digunakan untuk
melakukan evaluasi dan menentukan langkah strategis dalam
mencari peluang dan memenuhi tantangan organisasi.

Jenis komunikasi Internal dapat dibedakan menjadi komunikasi
intra departemen dan inter departemen. Komunikasi Intra
departemen adalah komunikasi internal yang terjadi antara
pegawai baik bawahan dan atasan dalam satu kantor. Sedangkan
komunikasi inter departemen adalah komunikasi yang terjadi
antara pegawai baik atasan dan bawahan dengan departemen
atau kantor cabang dan masih dalam satu organisasi.

Menurut saluran yang digunakan jenis komunikasi kantor Internal
dapat dibedakan menjadi komunikasi formal dan informal.
Komunikasi formal adalah jalur komunikasi yang resmi,
direncanakan dan diatur oleh garis hirartki dalam struktur
organisasi. Karakter yang dapat dilihat bahwa sebuah komunikasi
dikatakan komunikasi formal adalah:
1) Resmi, direncanakan, dan diatur oleh organisasi.
2) Mencerminkan struktur formal organisasi.
3) Menetapkan penanggung jawab penyebaran dan penerimaan
in-formasi dengan tepat.
4) Dapat dimodifikasi oleh organisasi.
5) Memiliki resiko yang berat jika diabaikan.

Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi melalui
saluran selain diluar jalur dapat berubah dengan cepat
menyesuaikan kebutuhan pelaku komunikasi. Komunikasi
informal ini dapat berdampak positif dan negative bagi organisasi.
Saluran komunikasi informal di kantor sering juga dikenal dengan
istilah “ selentingan” yang diartikan proses berbagi informasi
informal antara rekan kerja tentang sesuatu yang terjadi dalam
organisasi.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 82