Page 150 - Manual atención al público

• Mobiliario del archivo.

• Ubicación del archivo.

• El “timing” del archivo y de los documentos.

A continuación, se van a analizar cada uno de estos aspectos por

separado:

• Tipo de documentación a archivar: el sistema de archivo viene determinado
por el tipo de documentación que se va a guardar en el archivo. Para

eso es necesario realizar un análisis de la documentación para dividirla
en grupos homogéneos. Hay que tener en cuenta: el contenido, la

procedencia, la finalidad, el tiempo de conservación y la frecuencia de
consulta.

o Bancos.

o Notas de entrega.

o Contratos.

o Facturas proveedores.

o Facturas clientes.

• Fines que se persiguen con el archivo: hay que tener claro para qué va a
utilizarse el archivo. Este puede ser un pequeño archivo de consulta

diaria o uno muy grande donde esté toda la historia de la empresa.

• Cantidad de documentos a archivar: cada empresa produce una
“determinada” cantidad de documentos, según sea su área de actuación.

Por ejemplo, una empresa publicitaria necesitará espacio para guardar
los registros digitales de sus campañas televisivas, sus carteles, diseños,

contratos de clientes, facturas, etc.

• Las personas que archivan: no todas las empresas tienen una persona
dedicada exclusivamente al archivo, lo más frecuente es que esa

responsabilidad sea compartida por varias personas o todos los/as

trabajadores/as de la empresa.

150