Page 152 - Manual atención al público
P. 152

•     Descentralizado:  los  documentos  se  resguardan  en  distintas  áreas  o
                        secciones  de  la  empresa. Por  ejemplo,  puede  existir  un  archivo  para

                        cada  uno  de  los  departamentos  funcionales.  Las  ventajas  que  ofrece
                        esta división del archivo son:


                        o    No  existe  un  sistema  de  petición  de  documentos,  dada  la
                             proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.


                        o    Permite independencia a los departamentos sin que se pierda la
                             colaboración entre ellos.




                        Según el grado de utilización podemos clasificarlos en: activo, semi-
                  activo y pasivo.



                  •     Activo: comprende los documentos de la consulta más frecuente. Debe
                        estar  dispuesto  a  nivel  de  puestos  de  trabajo,  para  conservar  en  él
                        documentos necesarios en las operaciones específicas y urgentes.



                  •     Semi-activo: conserva documentos que presentan una menor vigencia y
                        su  consulta  será  menos  frecuente.  Puede  estar  ubicado  a  nivel  de

                        dirección  con  la  finalidad  de  proporcionar  datos  de  comprobación  a
                        operaciones ya realizadas.


                  •     Pasivo: en este tipo de archivo se conservan los documentos con valor

                        histórico  o  documental.  Puede  estar  centralizado  ya  que  recogería  la
                        documentación que ha perdido su valor operativo.





                                  GRADO DE                      Centralizado
                                  AUTONOMÍA                     Descentralizado


                                                                Activo
                                  GRADO DE
                                                                Semiactivo
                                  UTILIZACIÓN
                                                                Pasivo

                                 Tipos y niveles de archivo.




                                                                                                   152
   147   148   149   150   151   152   153   154   155   156   157