Page 152 - Manual atención al público
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• Descentralizado: los documentos se resguardan en distintas áreas o
secciones de la empresa. Por ejemplo, puede existir un archivo para
cada uno de los departamentos funcionales. Las ventajas que ofrece
esta división del archivo son:
o No existe un sistema de petición de documentos, dada la
proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.
o Permite independencia a los departamentos sin que se pierda la
colaboración entre ellos.
Según el grado de utilización podemos clasificarlos en: activo, semi-
activo y pasivo.
• Activo: comprende los documentos de la consulta más frecuente. Debe
estar dispuesto a nivel de puestos de trabajo, para conservar en él
documentos necesarios en las operaciones específicas y urgentes.
• Semi-activo: conserva documentos que presentan una menor vigencia y
su consulta será menos frecuente. Puede estar ubicado a nivel de
dirección con la finalidad de proporcionar datos de comprobación a
operaciones ya realizadas.
• Pasivo: en este tipo de archivo se conservan los documentos con valor
histórico o documental. Puede estar centralizado ya que recogería la
documentación que ha perdido su valor operativo.
GRADO DE Centralizado
AUTONOMÍA Descentralizado
Activo
GRADO DE
Semiactivo
UTILIZACIÓN
Pasivo
Tipos y niveles de archivo.
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