Page 154 - Manual atención al público
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4.3.1. CONCEPTOS BÁSICOS
• Ordenación o codificación: es el método que determina la asignación de
número, letra u otros símbolos conforme a un plan sistemático para
facilitar la clasificación.
• Clasificación: técnica a utilizar para la identificación y agrupación de
términos semejantes, con características comunes que posteriormente
pueden ser diferenciados según su tipología fundamental.
• Catalogación: es una lista ordenada de libros, documentos, objetos, etc.
4.3.2. LA BÚSQUEDA
La existencia del archivo no sólo debe procurar su conservación, sino
facilitar su búsqueda, por lo tanto, se debe disponer de los canales adecuados
que agilicen dicho proceso.
Puede diseñarse un directorio del archivo, que describa el tipo de archivo
que es (centralizado, descentralizado) y su nivel (activo, semi-activo o
pasivo), el sistema de clasificación utilizado (con un ejemplo), la fecha de la
última actualización y las normas de acceso, conservación y destrucción de
los documentos.
4.3.3. TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Para facilitar la búsqueda y resguardo de documentos, éstos se
ordenan por clases y una vez clasificados se archivan siguiendo el criterio
que hayamos elegido.
Cada uno de estos criterios de ordenación da lugar a diferentes
sistemas de clasificación, entre los que se encuentran:
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