Page 151 - Manual atención al público
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• Mobiliario del archivo: la cantidad de documentos a archivar y el espacio
disponible para el archivo indicará el mobiliario que mejor se adapte a
estas características.
• Ubicación del archivo: según sea el tipo de archivo, estará ubicado más o
menos cerca de las personas que lo necesiten.
• El “timing” del archivo y de la documentación: viene estipulado por las
normas establecidas desde el punto de vista legal (en el caso de las
facturas, por ejemplo), y de la normativa específica de la empresa.
4.2. TIPOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS
En general la organización del archivo atiende a dos criterios: grado de
autonomía y de utilización.
Según el grado de autonomía podemos dividirlo en centralizado y
descentralizado.
• Centralizado: permite que todos los documentos estén en un solo lugar
desde donde se sirven las solicitudes de documentos a todos los
departamentos de la empresa. Las ventajas que ofrece este tipo de
archivo son:
o Un/a o varios/as profesionales se dedican exclusivamente a las
tareas de archivo, justificado por el volumen de trabajo.
o Existe la posibilidad de que sólo haya un criterio en la ordenación
y clasificación de los documentos.
o Ahorra espacio y material de oficina al estar focalizado en un solo
lugar.
o El tiempo de respuesta en la entrega de los documentos es menor
puesto que existe un mayor control de su ubicación.
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