Page 49 - Book8-CBA.TI_Neat

13. Pengawasan Alokasi Biaya Proyek Teknologi

Informasi

Aktivitas pengembangan teknologi informasi di perusahaan biasanya dilakukan dengan
menggunakan pendekatan atau berbasis proyek. Sesuai dengan standar baku yang ada, hal
utama yang perlu dilakukan di dalam sebuah proyek adalah menyusun perencanaan.
Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - sebuah panduan baku
penerapan konsep manajemen proyek efektif yang diperkenalkan oleh Project
Management Institute – anggaran biaya dari sebuah proyek ditentukan oleh paling tidak 5
(lima) faktor, yaitu: ruang lingkup proyek, durasi pengerjaan, kualitas output yang
diharapkan, sumber daya manusia yang dialokasikan, serta ragam material dan sumber
daya lain yang dibutuhkan (PMI, 1996). Dalam perencanaan biaya, kelima faktor tersebut
harus diperhitungkan sungguh-sungguh agar dapat dihitung anggaran biaya proyek yang
sesungguhnya.

Sumber: Schwalbe, 2002

Pada saat biaya tersebut telah disepakati, maka dialokasikanlah sejumlah uang agar proyek
terkait dapat segera dimulai. Adalah merupakan suatu keharusan bagi seorang project
manager untuk memonitor atau mengawasai pemakaian biaya tersebut selama proyek
berjalan, agar tidak terjadi penyimpangan yang dapat mengganggu lancarnya pengerjaan
proyek. Pada aktivitas yang diberi nama project cost control ini terdapat sejumlah hal yang
harus dilakukan, yaitu:

• Memastikan bahwa tersedia biaya yang diperlukan untuk melakukan berbagai
aktivitas di dalam proyek sesuai dengan waktu pengerjaannya;

• Melakukan langkah-langkah realokasi yang dibutuhkan seandainya terjadi
kesalahan dalam pengelolaan biaya yang telah dialokasikan karena satu dan
lain hal (revisi anggaran);

• Menginformasikan kepada stakeholder terkait mengenai hal-hal terkait dengan
perubahan kebutuhan dan implementasi biaya; dan

49