Page 215 - โครงการการจัดการเอกสาร

202

2. Column Indexคือการท า Index ตรงส่วนบนของทุก

Column (ถัดลงมาจาก Title Lineซึ่งจะแสดงส่วนที่เป็นสารบัญให้

เด่นชัดยิ่งขึ้นเนื่องจากสามารถมองเห็นสารบัญด้วยตาเปล่าได้ทันที)

3. Master Indexคือ ดัชนีหลักที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล ใน

กรณีที่ข้อมูลมีจ านวนมากและถูกบันทึกลงในแผ่นไมโครฟิชหลายๆ

แผ่น Master Index นี้ จะเป็นแผ่นไมโครฟิชสารบัญที่ระบุว่า ข้อมูล

ช่วงใดบันทึกอยู่ในแผ่นไมโครฟิชหมายเลขใด

ข้อมูลที่แสดงในกรอบดัชนี (Index Frame) จะประกอบไปด้วย 2 ส่วน

คือ

1. Key Information คือ ส่วนที่เป็นดัชนีหรือข้อมูลส าคัญที่

ใช้ในการค้นหา เช่น เลขที่บัญชีของลูกค้า หรือรหัสประจาตัวของ

พนักงานบริษัท เป็นต้น (ตัวอักษรและเลขรหัสประจ า)

2 Grid Location คือ ส่วนที่บอกถึงต าแหน่งของข้อมูลที่

บันทึกลงบนแผ่นฟิล์ม ว่าอยู่ในแถวใดช่องใด คล้ายกับหน้าสารบัญของ

หนังสือทั่วไป ตัวอย่างเช่น A01, L11 (ตัวอักษรกับตัวเลข 2 ตัวหน้า)

8.3.8 กำรน ำข้อมูลบนแผ่นไมโครฟิล์มมำใช้งำน

เนื่องจากข้อมูลที่บันทึกลงบนแผ่นฟิล์มนั้นถูกบันทึกด้วย

อัตราส่วนขนาดเล็กมา ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลและประหยัด

เนื้อที่ในการจัดเก็บ จึงท าให้ไม่สามารถมองเห็นได้ด้วยตาเปล่า ดังนั้น

เมื่อต้องการน าข้อมูลกลับมาใช้งาน จึงต้องใช้เครื่องอ่านไมโครฟิช

(Microfiche Reader) ซึ่งให้เลขขยายขนาดของข้อมูลบนแผ่นฟิล์มให้มี

ขนาดใหญ่บนจอภาพให้สามารถอ่านได้อย่างสบายตา