Page 214 - โครงการการจัดการเอกสาร

201

2. ส่วนข้อมูล (DataArea)

เป็นส่วนของข้อมูลที่ถูกบันทึกลงบนแผ่นฟิล์มแล้ว ในส่วน

DataAreaนี้หากมองดูด้วยตาเปล่าจะเห็นเป็นช่องๆ แต่ละช่องเรียกว่า

กรอบ (Frame)ซึ่งแต่ละ Frame นั้นหมายถึงข้อมูลบนหนึ่งหน้ากระดาษ

ขนาด 15 x 11 ซึ่งจะสามารถบันทึกข้อมูลได้ถึง 207-269 หน้ากระดาษ

ต่อแผ่นฟิช(207- 262 Frames Per Fiche) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอัตราการ

ย่อส่วนในการบันทึก โดยที่เครื่องจะท าการจัดวางต าแหน่งของข้อมูล

(Gird Location) แบ่งออกเป็นแนว (Row) และช่อง (Column) เพื่อใช้

อ้างอิงในการท ากรอบดัชนี(Index Frame) ตัวอย่างเช่นข้อมูลที่อยู่ใน

แถวE(Row E) และช่อง01 (Column 01) จะมี(Grid Location) คือ

Eo1 เป็นต้น

3. ส่วนที่ท ำดัชนี (Index Area)

เป็นส่วนที่จะแสดงต าแหน่งการจัดวางของข้อมูล ว่าข้อมูลชุด

นี้อยู่ต าแหน่งใดในแผ่นฟิล์ม (Fiche) จะท าหน้าที่คล้ายสารบัญของ

หนังสือซึ่งจะมีประโยชน์มากในการหาต าแหน่งของข้อมูลที่ต้องการดูโดย

ไม่ต้องไปคันหาข้อมูลที่ละกรอบ โดยทั่วไปส่วนดัชนีนี้จะอยู่ด้านขวาที่

กรอบล่างสุดของแผ่นฟิล์ม (Fiche)

8.3.7 กำรท ำดัชนี (Indexing)

การท าดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลบนแผ่นฟิล์มสามารถ

ท าได้ 3 วิธี คือ

1. Normal Indexคือการท า Index แบบธรรมดาโดย

ก าหนดให้ Index Frame อยู่ทางมุมขวาด้านล่างสุดของแผ่น