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PPO-02 Gestión integral de procesos
Fecha de actualización:
Versión 01
XX/XX/XX
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1. PROPÓSITO Y ALCANCE

1.1. Establecer las disposiciones para la correcta gestión del Sistema de Gestión
Institucional (SGI), mediante la determinación de los procesos y el levantamiento de
la información vinculada a estos (procedimientos), su revisión y actualización, así
como la elaboración de auditorías de control del SGI y la gestión de no
conformidades.

2. DEFINICIONES

 Acción correctiva: acción tomada con vistas a eliminar las causas reales de
una No Conformidad, defecto u otra característica indeseable a fin de solucionar
la problemática y evitar su repetición. Requiere normalmente un Análisis de
Causa Raíz (ACR) y un plan de acción.
 Acción inmediata o de contención: acciones que se toman de forma rápida
para atacar los efectos de un servicio No Conforme, desviación de proceso o
problema de calidad, es decir, como manera inmediata de “contener” o “resolver”
el problema o situación indeseable. Se considera suficiente cuando las causas
del problema detectado son conocidas y la solución es directa, cuando se estima
es un hecho “puntual” o cuando la relación causa-efecto está bien definida o
identificada. La repetición del problema que la genera, puede dar lugar a la
apertura de una Acción Correctiva Preventiva (ACP)
 Análisis de Causa Raíz (ACR): Es una metodología que permite de forma
sistemática, identificar las verdaderas causas de las No Conformidades. En
general, si se aplican acciones correctivas que eliminen la Causa Raíz, se logra
un promedio de un 95% de no reaparición en condiciones normales.
 Auditoría Interna del SGI: Examen sistemático e independiente para determinar
si las actividades descritas en los documentos del SG, y los resultados
relacionados, se realizan de forma adecuada, y si su cumplimiento logra
alcanzar los objetivos esperados por la institución.
 Formulario: plantilla creada como complemento de un procedimiento o
instrucción de trabajo y que se usa para la recolección, comunicación, registro y
tratamiento de datos en la realización de una tarea o actividad. Puede ser un
archivo físico o electrónico. Ejemplos: formulario de Decisión inicial (en
Proveeduría), Salida de activos de la institución, Registros de capacitación, etc.
 Incidencia: Se define como aquel incidente, desviación de lo establecido,
situación no deseada y similares detectados por cualquier funcionario, que
impiden el flujo continuo de un proceso, generan re-trabajos o trabajos
adicionales, pérdidas de tiempo y similares. Su impacto se considera de baja
relevancia y debe ser subsanado por la Jefatura de Unidad o líder de proceso
donde se origina. La repetición de la aparición de una incidencia puede generar
una no conformidad.
 No conformidad: Incumplimiento de requisitos especificados en los documentos
del Sistema de Gestión Institucional. La definición cubre la desviación o

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