Page 166 - Trabalhe 4 horas por semana
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nos distraem, mas que são necessárias, tarefas repetitivas
que interrompem o mais importante.
Se você checa sua correspondência e faz pagamentos de
contas cinco vezes por semana, isso pode levar 30 minutos
por sessão e você responde a um total de 20 cartas. Se fizer
isso uma vez por semana, pode levar 60 minutos no total e
você ainda responde às mesmas 20 cartas que responderia
em duas horas e meia. As pessoas usam a primeira maneira
por medo de emergências. Em primeiro lugar, raramente há
emergências verdadeiras. Em segundo, de toda a
comunicação urgente que você receberá, perder um prazo é
normalmente reversível e, além disso, o custo de consertar é
mínimo.
Há um tempo inevitável de preparação para cada tarefa,
seja ela grande ou pequena em escala. Normalmente, é o
mesmo para um ou para uma centena. Há uma mudança de
marcha psicológica, e pode levar até 45 minutos para
retomar uma tarefa importante que foi interrompida. Mais
de um quarto de cada período de 9 às 5 (28%) é consumido
por tais interrupções. [2]
Isso é verdade para todas as tarefas rotineiras e é
precisamente a razão pela qual nós decidimos checar e-
mails e telefonemas apenas duas vezes por dia em horas
específicas predeterminadas (entre as quais deixamos que os
e-mails se acumulem).
Nos últimos três anos, não chequei meus e-mails mais do
que uma vez por semana, frequentemente fiquei até quatro
