Page 131 - 13_งานสารบรรณ_Neat

๑๒๔

การเขียนใหเขาใจความหมาย ประกอบดวย เขาใจงาย เขาใจตรงกัน และตรงประเด็น
ที่ตองการ เมื่อหนังสือเปนตัวสื่อความหมาย จะเขียนใหเขาใจยากไมได ตองชัดเจนไมคลุมเครือ หรือ

แปลความไปไดหลายทาง หรือเกิดขอสงสัยในใจของผูอานวาหมายความวาอะไรหรือเมื่อผูอานๆ แลว
ก็ยังคงคิดอยูวาเขียนมาทําไม ถาเปนเชนนั้นแสดงวาหนังสือที่เขียนไมดีไมชัดเจน ·ÕèNjҪѴਹ¹Ñé¹ ¤×Í

à¹×éͤÇÒÁ·ÕèÍ‹Ò¹áÅŒÇࢌÒã¨ä´Œ·Ñ¹·Õ äÁ‹μŒÍ§μÕ¤ÇÒÁ
¡ÒÃà¢Õ¹ãËŒºÃÃÅØÇÑμ¶Ø»ÃÐʧ¤ ตองสื่อใหผูอานเขาใจชัดเจนวาผูเขียนตองการอะไร

จะโนมนาวใหผูอานคลอยตามไดอยางไร โดยหวังผลในหนังสือที่สื่อสารไปใหนั้น เชน ¶ŒÒμŒÍ§¡ÒÃ
ãËŒà¢Ò·ÃÒº¡çŧ·ŒÒÂä»ãËŒªÑ´à¨¹Ç‹Ò “¨Ö§àÃÕ¹ÁÒà¾×èÍ·ÃÒº” ËÃ×Í “¨Ö§àÃÕ¹ÁÒà¾×èÍâ»Ã´·ÃÒº”

ถาตองการใหทราบและถือปฏิบัติก็ตองชัดเจนวาทราบในเรื่องอะไรและจะตองปฏิบัติอยางไร ถาตองการ
ใหเขาเขาใจก็ตองอธิบายใหชัดเจนอะไรเปนอะไร ¶ŒÒμŒÍ§¡ÒÃãËŒà¢Ò¾Ô¨ÒÃ³Ò ยิ่งตองชัดเจนวาเรื่องราว

หรือที่มาที่ไปของเรื่องเปนอยางไรและจะใหพิจารณาในประเด็นหรือในเรื่องอะไร ถามีหลายประเด็น
ควรแยกประเด็นเปนขอๆ ใหชัดเจน แลวลงทายไปดวยวา “¨Ö§àÃÕ¹ÁÒà¾×èÍâ»Ã´¾Ô¨ÒóҔ
¶ŒÒ໚¹àÃ×èͧ¡ÒâͤÇÒÁª‹ÇÂàËÅ×ÍËÃ×ͤ͢ÇÒÁËÇÁÁ×Í ตองชัดเจนวาจะขอความรวมมือหรือขอความ

ชวยเหลือหรือขอความชวยเหลือในเรื่องอะไร จดหมายลักษณะนี้จะตองเขียนดวยความสุภาพ ออนนอม
และจะตองขอบคุณ เขาไปลวงหนาดวยเพื่อหวังใหหนังสือบรรลุจุดประสงค สําËÃѺ¡Ã³Õ໚¹àÃ×èͧ

¢Í͹ØÁÑμÔ ตองชี้แจงเหตุผลความจําเปนอางอิงความถูกตองเหมาะสมตางๆ ไปดวยเพื่อความเชื่อมั่น
ของผูพิจารณาและโนมนาวใหผูพิจารณาเห็นดวย และตองระบุจุดประสงคลงทายใหชัดเจนวา

“à¾×èÍâ»Ã´¾Ô¨ÒóÒ͹ØÁÑμÔ” สวนถาเปนกรณีที่ผูพิจารณาไมไดเปนผูมีอํานาจอนุมัติแตจะตองพิจารณา
หรือใหความเห็นตอไปเพื่อเสนอผูมีอํานาจหรือหนวยงานตอไปพิจารณาและอนุมัติอีกทีหนึ่ง ก็ตองระบุ

ไปใหชัดเจน เชน “¨Ö§àÃÕ¹àʹÍÁÒà¾×èÍâ»Ã´¾Ô¨ÒóÒนําàʹÍ............ä´Œ¾Ô¨ÒóÒ͹ØÁÑμÔμ‹Íä»´ŒÇ”
¡ÒÃà¢Õ¹ãËŒà¡Ô´¼Å´Õ นอกจากบรรลุวัตถุประสงคตามที่กลาวขางตนแลว จะตอง

อยาลืมวาตองเกิดผลดีกับทั้งบุคคลหรือหนวยงานของทั้งผูออกหนังสือเองและบุคคลหรือหนวยงานที่
รับหนังสือนั้นไมใชหวังเปาหมายเพียงอยางเดียวเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคโดยไมสนใจผลกระทบที่อาจ

เกิดขึ้นจากหนังสือดังกลาว เชน จะทําหนังสือทวงถามเอกสารแลวไปเขียนหนังสือวา “ä´Œà¤ÂÁÕ˹ѧÊ×Í
·Ç§¶ÒÁÁÒËÅÒ¤ÃÑé§áÅŒÇáμ‹·‹Ò¹¡çäÁ‹ãËŒ¤ÇÒÁʹ㨷Õè¨Ð´íÒà¹Ô¹¡ÒÃáμ‹»ÃСÒÃã´” เขียนหนังสือเชนนี้

จะเปนการสรางความรูสึกที่ตอตาน สรางความไมพอใจใหกับผูอาน เนื่องจากมีแนวโนมไปในทางตัด
ความสัมพันธระหวางกัน หนังสือราชการนั้นจะไมมีลักษณะที่เปนการตัดความสัมพันธระหวางกัน

ตองรักษาความสัมพันธที่ดีตอกันไวเสมอ อยาลืมวาผูรางเปนเพียงบุคคลที่ปฏิบัติหนาที่แทน
สวนราชการนั้นๆ เทานั้น ไมไดเปนเจาของกิจการเอง μŒÍ§ÃÑ¡ÉÒʶҹÀÒ¾¤ÇÒÁ໚¹Í§¤¡Ã¢Í§
ʋǹÃÒª¡ÒùÑé¹æ àÊÁÍ และอีกประการความสุภาพของภาษาหนังสือตองคงใหมีอยูเสมอ

ในหนังสือที่เขียนนั้น