Page 23 - modul edit

c. Prosedur penanganan check-in tamu VIP

Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (Very
Important Person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP

adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara,
menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan

secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka
registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden

saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya

pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan
pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika

sampai di counter front desk.

Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa
langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan

secara terinci adalah sebagai berikut:
1) Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang

2) Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi
3) Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang

memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP.

4) Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan
dari protocol-nya.

5) Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO
diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card

kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.
6) Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words

7) Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka

pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu
8) Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu

9) Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan

semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu,
TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik lainnya.

10) Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi
11) GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di

kamar.
12) Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan

Page | 18