Page 26 - modul edit

D. Memproses Check-Out
Tahap akhir tamu di hotel adalah tamu menyelesaikan pembayarannya. Bagian yang

terkait dengan keberangkatan tamu adalah reception, concierge dan housekeeping, bagian ini
akan berkordinasi dalam rangka mempersiapkan dan menangani keberangkatan tamu.Tujuan

dari penanganan keberangkatan tamu adalah menyelesaikan seluruh tagihan tamu, menjaga

agar status kamar selalu akurat sehingga dengan pasti dapat mengetahui kamar yang bisa
dijual, membuat guest history/sejarah kedatangan tamu dalam rangka memberikan pelayanan

yang terbaik sesuai dengan kebiasaan tamu. Penyelesaian tagihan tamu dapat dibagi menjadi
beberapa tahap yaitu:

 Mengetahui jenis pembayaran yang diterima oleh hotel

 Memproses tagihan tamu dengan cara memposting transaksi tamu

 Memilih metode pembayaran yang diinginkan
 Memproses keberangkatan tamu serta membuat guest history

 Mengumpulkan dan memproses tagihan tamu yang berupa piutang hotel

1. Memproses Check-Out

Proses check-out merupakan hal yang penting bagi hotel karena the last impression akan
tergambar dari lancarnya proses ini, terlebih lagi kesan yang baik akan membawa citra yang

positif pula bagi tamu sehingga datang dan datang kembali kehotel. Apabila tamu akan

meninggalkan hotel maka ada beberapa hal yang perlu disiapkan, antara lain:
a. Guest folio/guest bill

Tagihan tamu perlu disiapkan sedini mungkin, apalagi kalau tanggal dan waktu check-
out tamu sudah diketahui. Folio berupa kumpulan transaksi tamu mulai kamar, restoran,

telepon laundry dan pengeluaran lainnya. guest folio tidak bisa di cetak dulu, tetapi
menunggu sampai data transaksi terakhir bisa masuk disana. Persiapan hanya berupa

pengecekan awal mengenai transaksi yang telah dilakukan, apakah ada kekurangan,

kesalahan atau tidak. Dengan melihat kembali sistem pembayaran yang telah disepakati pada
saat tamu check-in, apakah memakai sistem pembayaran tunai, tagihan ke perusahaan atau

tinggal tanda tangan saja dan ada pihak tertentu yang membayar. Sering kali kendala muncul
di kantor depan, gara gara mengandalkan sistem semata, yang akhirnya berbuntut proses

check-out yang memakan waktu lama yang akhirnya terjadi keluhan tamu. Sebenarnya hal itu

bisa dihindari jika setiap reception/front desk agent konsentrasi tentang tamu yang akan
ditangani. Konsentrasi salah satunya bisa berupa melihat secara seksama tamu yang akan

Page | 21