Page 31 - modul edit

3. Penanganan check-out untuk rombongan

Langkah yang harus dilakukan dalam penanganan keberankatan tamu rombongan adalah
sebagai berikut:

a. Sehari sebelum tanggal keberangkatan suatu rombongan, ketua rombongan/tour leader
biasanya memberitahukan kepada staff front desk, bahwa untuk keberangkatannya itu

pengumpulan barangbarangnya dari kamar dilakukan pada jam tertentu, misalnya
setelah makan siang. Penyelesaian rekeningnya dilakukan oleh tour leader. Jam

keberangkatan rombongan juga perlu disosialisasikan: waktu dan tempat

berkumpulnya, untuk menghindari salah persepsi atau saling tunggu.
b. Berdasarkan pemberitahuan ini, maka front desk/recepsionist akan memberitahukan

kepada bagian bagian lainnya agar mempersiapkan diri sesuai dengan bidangnya untuk

memberi pelayanan sebaik mungkin pada waktu keberangkatan rombongan tersebut
c. Pada waktu yang telah ditetapkan, bell captain dengan rooming list akan memimpin

para bellboy sesuai dengan jumlah yang diperlukan untuk itu berangkat kekamar-
kamar anggota rombongan untuk memberi pelayanan mengangkut barang- barang

tamu.
d. Bellboy siap di depan kamar, berdiri di depan pintu kamar dan mengetuk pintu kamar

dengan hati- hati sambil mengatakan: “bellboy please “ dan menunggu sampai pintu

kamar dibuka oleh tamu.
e. Bellboy menyapa /greeting dengan ramah, sopan dan senyum serta menyampaikan

bahwa ia siap membantu tamu yang akan berangkat itu. Bellboy mengambil barang-
barang tamu yang sudah siap di atur, membantu tamu memeriksa kamar dan kamar

mandi apakah ada barang tamu yang masih tertinggal sambil memeriksa barang hotel
yang rusak atau hilang.Memeriksa refrigerator apakah ada minuman yang kurang dan

dilaporkan.

f. Sebelum meninggalkan kamar, bellboy mematikan semua lampu di kamar, mematikan
televisi, radio, mengunci kamar dan membawa kuncinya kalau ditinggalkan oleh tamu.

g. Untuk keberangkatan satu rombongan bellboy tidak perlu ke lobby bersama-sama

dengan tamu karena untuk satu orang bellboy mungkin akan mengumpulkan dan
membawa barang beberapa orang tamu tamu sekaligus. Akan tetapi tugasnya

memeriksa setiap kamar yang akan berangkat dan laporan tetap di tugaskan
kepadanya.

h. Reception yang bertugas segera menelpon: housekeeping, restoran/ bar cashier dan
room service untuk menanyakan apakah masih ada tagihan atas nama kamar-kamar

Page | 26