Page 24 - RUWA Prozesshandbuch

Bearbeitungsprioritäten

Priorität 1
Priorität 2
Priorität 3

2.1.4 Bewirtschaftung «Zahlungseingänge»
Periodisch werden die Zahlungseingänge durch das Sekretariat überprüft
- Vergleich Rechnungsbetrag / Zahlungseingang
- Bei Differenzen erfolgt eine Meldung an die GL
- Weiterbearbeitung gemäss Entscheid GL

Die Rechnung wird im Programm «Contria» ausgebucht und händisch mit folgenden Daten verse-
hen
- OP-Nummer
- Zahlungsdaten
- Eingehende Bankbezeichnung

Der Geschäftsleitung wird durch das Sekretariat monatlich (Stichtag dritter Montag des Monats)
eine OP-Liste mit Markierung der Überfälligen ausgehändigt

2.1.5 Mahn-Prozess
Auf Basis der OP-Liste wird durch die GL entschieden, welche Massnahmen getroffen werden müs-
sen.
Dabei kommen folgende Möglichkeiten zur Anwendung:
- Telefonische Abklärung, warum die Zahlung noch offen ist (Definierung, wer Telefonat bis
wann führt)
- Zahlungserinnerung wird ausgelöst (höfliche Form)
- Zahlungserinnerung wird ausgelöst (fordernde Form)
- Im Moment keine Massnahme

2.1.6 Kreditoren (Projekte / Werkstatt, usw.)
Der Kreditorenverlauf im Bereich Projekte und Werkstattmaterial durchläuft folgenden Prozess:
Die Projektleiter bestellen das notwendige Material unter Berücksichtigung folgender Punkte
- Besteht Potenzial für «Sammelbestellungen» (Absprache mit andern PL)
- Lohnt es sich, ein Angebot anzufordern
- Lohnt sich eine Anfrage an den zuständigen AD-Mitarbeiter zwecks Rabattanfrage

Angelieferte Ware wird kontrolliert
- Stimmen Mengen mit Bestellung / Lieferschein überein?
- Gibt es Qualitätsmängel?
- Abweichungen werden an Projektleiter gemeldet
- Kontrollierte Lieferscheine werden visiert (Datum / Visum) und im Sekretariat abgegeben
- Lieferscheine werden im Ordner «LS-Kreditoren» abgelegt

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