Page 40 - RUWA Prozesshandbuch

2.3.3 Datenablage / Archivierung
Projektdaten

Die Daten von abgeschlossenen Projekten werden wie folgt archiviert.

Elektronische Ablage
- Planunterlagen
- Bestellungen
- Fotos
- elektronische Korrespondenz
- relevante E-Mails

Papierablage
- Planunterlagen mit relevanten Handnotizen
- Korrespondenz
- Abrechnungen (Eigene Projektabrechnung, Abrechnungen von Dritten)
- Angebote
- Berechnungsgrundlagen (finanziell, statisch)
- Ausmasse
- Lieferscheine

Prozess
- Nach Projektabschluss und erfolgter Abrechnung erfolgt eine erste Reduktion auf relevante,
archivierungswerte Unterlagen. Diese Reduktion erfolgt primär bei der Papierablage.
- Die Unterlagen werden archiviert (elektronisch und Papierform)
- Nach 5 Jahren erfolgt die zweite Reduktion im Bereich der Papierablage auf die wirklich
wesentlichen Unterlagen

Geschäftsdaten
Folgende Unterlagen laufen unter dem Titel «Geschäftsunterlagen» und werden in Papier-
form während 5 Jahren im Büroarchiv gelagert.
- Finanzbuchhaltung
- Debitoren und Kreditoren
- Jahresmeldungen an Behörden und Versicherungen
- Mehrwertsteuer-Abrechnungen und relevante Unterlagen
- Lohnunterlagen
- Unfall- und Krankenmeldungen

Nach 5 Jahren werden diese aus den Ordnern entfernt, situativ reduziert und in Archivboxen
eingelagert. Diese Archivboxen werden im Keller des Musterhauses eingelagert.
(Beachte gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren)

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