Page 22 - חוברת כניסה לתפקיד 2022
P. 22
ניהול ישיבות צוות אפקטיביות
כלים בסיסיים:
פתיחה -הצגת מסגרת לדיון :מהם התנאים שבהם הישיבה תתנהל (משך זמן ,מטרות
וכו') .יש ליצור אווירה נעימה ,לפתוח באופן חיובי ,ברור ,רלוונטי על הנושא הנדון.
קביעת לו"ז – קביעת הנושאים שעל סדר היום .ניתן לעשות מראש או תוך כדי
הישיבה במשותף עם הפורום המשתתף בדיון ,בפתיחתו .דרך זו יוצרת תחושת שותפות
ומשחררת מתלות יתר במנהל.
דיון – על פי מה שנקבע בפתיחה ,נערך דיון .בדיון עצמו יש לאפשר מגוון דעות ,העלאת
קשיים והזמנת הצעות לפתרון.
יישום – בתום הדיון מתקבלות החלטות אופרטיביות.
- Reviewבסיום הדיון מנסים לבחון את הדרך בה התנהל הדיון :איך עבדנו היום?
הסקירה מאפשרת להתייחס לדפוסי העבודה ולרגשות כלפיה.
תכנון מוקדם של ישיבת הצוות:
לפני כינוס הישיבה על המנהל לשבת עם עצמו ולתכנן את הישיבה.
לשם כך ניתן להשתמש בחמש השאלות בעזרתן יכול לצפות את הישיבה מראש ולתכנן
מראש אלטרנטיבות.
לשם מה? מה מטרת הפגישה.....
מי? מיהם המשתתפים?
איך? איך תראה הישיבה ? מה סדר היום?
מתי? מתי כדאי לקיים את הישיבה?
מה? מה הידע או העמדה של המוזמנים בנושא שנדון?
להיות עשר בניהול ישיבה אפקטיבית
1 .הצג סדר יום מדויק לפני הישיבה – תיאום ציפיות הכרחי לשם הכנה והפחתת מתח.
2 .הצב יעדים כתפוקה לישיבה וחלק תפקידים בין המשתתפים.
3 .המנע מיצירת תחרות בין המשתתפים .
4 .חשוב ליצור נורמת הקשבה בעיקר ע"י דוגמה אישית.
5 .ברר צרכים של המשתתפים טרום הישיבה ע"מ להיענות להם אם ניתן ואם לא בדוק מסגרת
אחרת למתן מענה.
6 .הימנע ומנע התקפות אישיות – אנשים הם פחות אפקטיביים תחת מתקפה.
7 .אפשר דיון פתוח לאור נושא הדיון בלבד.
8 .רישום של ההחלטות והפצתן תוך 24שעות.
9 .אמץ מנגנון מעקב לבדיקת קיום ההחלטות.
10.אפשר מקצה שיפורים – ניתן לשנות החלטות שהתקבלו ולערער עליהן.
מתוך :סטטוס הירחון לחשיבה ניהולית.
