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Analyser

Documents
papiers Identification
Dossier des documents
de l’entreprise
Rapports, PAEF,
Certificats, Excel…

Documents
électroniques Factures
Relevés de vente
Classeur sécurisé
Outils de recherche
Extraction
par l’OCR

Classement
automatique
EDI Validation des données Factures
Mode de paiement/ Relevés de vente
encaissement et des opérations
comptables

Envoi de l’écriture
au système comptable Présentation d’Aleop
Mise à jour
des indicateurs

Grâce à un entreposage uniforme de toutes les données de manuscrits soient difficiles à lire). Puis l’outil fait le classement.
comptabilité avec la charte de comptes universelle de l’outil, Ensuite, tout est poussé automatiquement dans le système
toutes les entreprises pourront avoir accès à des analyses comptable SigaFinance (2), où c’est enregistré dans le grand
comparatives très précises en un clin d’œil. livre. Si le document alimente un indicateur de gestion, ce
dernier est automatiquement mis à jour.
T.I. : Comment cela fonctionne-t-il ? Aleop a tout automatisé. Les factures peuvent être retrouvées
P. C. : Le producteur reçoit ses factures par lettre, fax, courrier en quelques secondes car elles sont enregistrées et classées
électronique, parfois manuscrites. Il passe tous ses documents dans un dossier spécifique. Et le tout est sécurisé selon les plus
(factures d’achats et de ventes, bons de livraison, etc.) dans hauts standards de la sécurité bancaire, sur des serveurs situés
l’outil Aleop via un numériseur que nous leur vendons. C’est au Québec.
une machine de haute densité, qui numérise 40 pages recto Le travail de l’agriculteur est très allégé. Quelques minutes,
verso à la minute. Le producteur nous appelle et nous l’instal- chaque jour, sont suffisantes. Nos membres qui utilisent Aleop
lons à distance. depuis 3 ans n’ont plus de classeur ni de papiers.
Chaque client a une adresse courriel (fermeuntel@aleop.ca) et
de plus en plus de clients font envoyer leurs factures directement
à cette adresse. Quand il reçoit un document, le client l’identifie
– revenu, dépense ou document à classer – et l’outil fait le clas-
sement. Si le document touche la comptabilité – facture, relevé
de banque, etc. – le système OCR (reconnaissance optique des (1) Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du
caractères) fait une proposition (lecture et enregistrement) au Québec.
(2) Logiciel de comptabilité agricole le plus utilisé au Québec,
client qui la valide ou la modifie (il arrive que des documents commercialisé par SIGA Informatique, une filiale d’Isagri France.

&
Travaux Innovations numéro 266 - mars 2020 15