Page 107 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

Pendapat Rasto dalam bukunya Manajemen Perkantoran paradigma
baru menyebutkan Rapat adalah percakapan terstruktur antara
sekelompok orang yang berinteraksi untuk menyelesaikan tugas
tertentu. Kemampuan manajer untuk mengelola struktur pertemuan
dan interaksi sangat penting bagi keberhasilan rapat.

Kunci efektifitas rapat adalah adanya keseimbangan antara struktur
dan interaksi. Keseimbangan tersebut dapat diperolah dengan
memper-siapkan pertemuan sebaik mungkin dan mengatur
pembicaraan seadil mungkin. Mempersiapkan rapat sebaik mungkin
dapat dilihat dari menetukan tujuan rapat, memutuskan waktu,
mengundang peserta rapat yang relevan, sampai pada mengelola
rapat mulai dari saluran komunikasi sampai dokumen rapat yang
dibutuhkan dan dihasilkan.

Dari pengertian rapat diatas dapat disimpulkan bahwa rapat
merupakan media komunikasi kantor yang terstruktur untuk tujuan
menyelesaikan suatu pekerjaan dalam organisasi baik swasta
maupun pemerintah.

Dalam penyelenggaraan organisasi sehari-hari berbagai Jenis rapat
diselenggarakan sesuai tujuannya. Jenis rapat berdasarkan
tujuannya dibedakan menjadi:
a. Rapat penjelasan, diadakan dengan tujuan memberi penjelasan
atau informasi kepada para peserta rapat.
b. Rapat pemecahan masalah, diselenggarakan untuk tujuan
menemukan solusi dari suatu masalah yang sedang dihadapi.
Dalam jenis rapat ini partisipasi dan kontribusi peserta sangat
besar untuk menemukan masalah.
c. Rapat perundingan atau negosiasi, adalah rapat yang diadakan
dalam rangka untuk menyelesaikan perselisihan antara dua belah
pihak untuk mencari jalan tengah yang dapat diterima kedua
belah pihak.
d. Rapat pleno, diadakan untuk tujuan menetapkan sebuah
keputusan yang akan

Jenis rapat berdasarkan sifat terdiri dari,
a. Rapat resmi, merupakan rapat yang direncanakan dengan
matang dilakukan secara resmi dan kadang harus menggunakan
peraturan tertentu demi kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat tidak resmi, merupakan rapat yang dilakukan tanpa
perencanaan istimewa, bahkan kadang secara mendadak karena
kepentingan yang harus dibahas secepat mungkin.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 90