Page 111 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

Hal yang tidak boleh dilakukan saat bertelepon adalah:
1) Suara terlalu keras
2) Bicara sambil makan
3) Bicara dengan orang lain saat berbicara ditelepon
4) Berbicara dengan nada memerintah
5) Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa
penjelasan.
b. Melakukan panggilan telepon
Saat melakukan panggilan telepon sebaiknya mengikuti prosedur
berikut:
1) Siapkan nomor telepon yang akan di tuju dan pesan singkat
yang akan disampaikan dan nama yang akan ditelepon.
Biasanya hal-hal yang dibutuhkan ditulis dalam bloknote
tersendiri.
2) Tekan nomor telepon yang di tuju.
3) Ucapkan salam, sebutkan identitas diri.
4) Sampaikan maksud dan tujuan bertelepon setelah salam
dijawab.
5) Ucapkan salam penutup untuk mengahkiri pembicaraan
6) Tutup sambungan telepon/gagang telepon

c. Menjawab telepon
Standar kerja dalam menjawab telepon dapat dilakukan dengan
langkah sebagai berikut:
1) Segera angkat gagang telepon apabila berdering
2) Ucapkan salam setelah sipenelepon menyampaikan salam.
3) Tanyakan nama, identitas penelepon, maksud dan tujuan
bertelepon.
4) Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka
sampaikan dengan baik dan tawarkan bantuan untuk
meninggalkan pesan.
5) Apabila penelepon berkenan meninggalkan pesan, catatlah
pesan tersebut pada lembar pesan telepon.
6) Simpulkan hal-hal penting selama berbicara sebelum
pembicaraan berakhir, biasanya berupa penegasan dari
pesan yang ditinggalkan.
7) Mengucapkan salam setelah penelepon menutup
pembicaraan.
8) Menutup gagang telepon setelah penelepon menutupnya.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 94