Page 133 - Manual auxiliarde conserje

• Centralizado: permite que todos los documentos estén en un solo lugar
desde donde se sirven las solicitudes de documentos a todos los

departamentos de la empresa. Las ventajas que ofrece este tipo de
archivo son:

o Un/a o varios/as profesionales se dedican exclusivamente a las
tareas de archivo, justificado por el volumen de trabajo.

o Existe la posibilidad de que sólo haya un criterio en la ordenación
y clasificación de los documentos.

o Ahorra espacio y material de oficina al estar focalizado en un solo
lugar.

o El tiempo de respuesta en la entrega de los documentos es menor
puesto que existe un mayor control de su ubicación.

• Descentralizado: los documentos se resguardan en distintas áreas o
secciones de la empresa. Por ejemplo, puede existir un archivo para

cada uno de los departamentos funcionales. Las ventajas que ofrece
esta división del archivo son:

o No existe un sistema de petición de documentos, dada la
proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.

o Permite independencia a los departamentos sin que se pierda la
colaboración entre ellos.

Según el grado de utilización podemos clasificarlos en: activo, semi-

activo y pasivo.

• Activo: comprende los documentos de la consulta más frecuente. Debe
estar dispuesto a nivel de puestos de trabajo, para conservar en él

documentos necesarios en las operaciones específicas y urgentes.

• Semi-activo: conserva documentos que presentan una menor vigencia
y su consulta será menos frecuente. Puede estar ubicado a nivel de

dirección con la finalidad de proporcionar datos de comprobación a

operaciones ya realizadas.

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