Page 132 - Manual auxiliarde conserje

• Fines que se persiguen con el archivo: hay que tener claro para qué
va a utilizarse el archivo. Este puede ser un pequeño archivo de consulta

diaria o uno muy grande donde esté toda la historia de la empresa.

• Cantidad de documentos a archivar: cada empresa produce una
“determinada” cantidad de documentos, según sea su área de actuación.

Por ejemplo, una empresa publicitaria necesitará espacio para guardar
los registros digitales de sus campañas televisivas, sus carteles, diseños,

contratos de clientes, facturas, etc.

• Las personas que archivan: no todas las empresas tienen una
persona dedicada exclusivamente al archivo, lo más frecuente es que

esa responsabilidad sea compartida por varias personas o todos los/as

trabajadores/as de la empresa.

• Mobiliario del archivo: la cantidad de documentos a archivar y el
espacio disponible para el archivo indicará el mobiliario que mejor se
adapte a estas características.

• Ubicación del archivo: según sea el tipo de archivo, estará ubicado
más o menos cerca de las personas que lo necesiten.

• El “timing” del archivo y de la documentación: viene estipulado por

las normas establecidas desde el punto de vista legal (en el caso de las
facturas, por ejemplo), y de la normativa específica de la empresa.

5.2. TIPOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS

En general la organización del archivo atiende a dos criterios: grado de

autonomía y de utilización.

Según el grado de autonomía podemos dividirlo en centralizado y
descentralizado.

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