Page 135 - Manual auxiliarde conserje
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• Frecuencia con que será utilizada la documentación: determinará la
mayor o menor agilidad y operatividad del sistema.
• Método de conservación o tiempo de caducidad: depende de las
normativas de la empresa.
El objetivo es disponer de un sistema de archivo diseñado de forma que
nos resulte fácil encontrar la información que en cada caso precisemos.
5.3.1. CONCEPTOS BÁSICOS
• Ordenación o codificación: es el método que determina la asignación
de número, letra u otros símbolos conforme a un plan sistemático para
facilitar la clasificación.
• Clasificación: técnica a utilizar para la identificación y agrupación de
términos semejantes, con características comunes que posteriormente
pueden ser diferenciados según su tipología fundamental.
• Catalogación: es una lista ordenada de libros, documentos, objetos,
etc.
5.3.2. LA BÚSQUEDA
La existencia del archivo no sólo debe procurar su conservación, sino
facilitar su búsqueda, por lo tanto, se debe disponer de los canales adecuados
que agilicen dicho proceso.
Puede diseñarse un directorio del archivo, que describa el tipo de
archivo que es (centralizado, descentralizado) y su nivel (activo, semi-activo
o pasivo), el sistema de clasificación utilizado (con un ejemplo), la fecha de
la última actualización y las normas de acceso, conservación y destrucción de
los documentos.
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