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Su diseño debe ser funcional y que no genere un coste excesivo para la
empresa. La consulta frecuente de un archivo hace de éste una herramienta
útil para la toma de decisiones empresariales.
5.1.1. ASPECTOS PREVIOS PARA TENER EN CUENTA
• El tipo de documentación a archivar.
• Los fines que se persiguen con el archivo.
• Cantidad de documentos a archivar.
• Las personas que archivan.
• Mobiliario del archivo.
• Ubicación del archivo.
• El “timing” del archivo y de los documentos.
A continuación, se van a analizar cada uno de estos aspectos por
separado:
• Tipo de documentación a archivar: el sistema de archivo viene
determinado por el tipo de documentación que se va a guardar en el
archivo. Para eso es necesario realizar un análisis de la documentación
para dividirla en grupos homogéneos. Hay que tener en cuenta: el
contenido, la procedencia, la finalidad, el tiempo de conservación y la
frecuencia de consulta.
o Bancos.
o Notas de entrega.
o Contratos.
o Facturas proveedores.
o Facturas clientes.
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