Page 65 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق

‫د‪ .‬كــــرم غازي‬ ‫المكاتب الامامية ‪Front Office‬‬

‫الفصل الرابع‪ :‬قسم الاستقبال فى المكاتب الامامية‬

‫يعد قسم الاستقبال المركز العصبي لكل عمليات الفندق (شكل ‪.)2-4‬‬
‫‪ ‬فهو أول نقطة اتصال لكل زوار الفندق‪.‬‬

‫‪ ‬وفى بعض الأحيان يكون أيضا أول نقطة اتصال بالبلد بالنسبة للنزلاء القادمين مباشرة من المطار ولأول‬
‫مرة في زيارة للبلد‪.‬‬

‫‪ ‬من خلال قسم الاستقبال تكون لدى الضيف أول فكرة عامة على نوعية خدمات الفندق ونظام الإدارة‬
‫والموظفين فهو إذا مقياس هام جدا للفندق‪.‬‬

‫‪ ‬علاوة على الاستقبال فهو أيضا بائع لخدمات الفندق فهو إذا موظف مهم‪.‬‬

‫اولاً‪ :‬واجبات قسم مكاتب الاستقبال‪:‬‬

‫تتلخص أهم واجبات قسم الاستقبال فى المكاتب الأمامية بمعرفة أهم واجبات ومسؤوليات رئيس قسم الاستقبال‬
‫وبقية موظفيه‪.‬‬

‫‪ .2‬وصف مهمات رئيس قسم الاستقبال ‪Front Office Manager‬‬
‫المرجع الإداري المباشر‪ :‬مدير قسم الغرف (‪)Room Division Manager‬‬

‫الإشراف المباشر‪ :‬رؤساء أقسام الاستقبال و الاستعلامات والحجز‪.‬‬
‫نطاق التعاون ‪:‬‬

‫قسم المبيعات (‪ ،)Sales Department‬قسم الإشراف الداخلي (‪ ،)Housekeeping‬قسم الهاتف‬
‫(‪ ،)Telephone - operator‬قسم الغسيل والكي (‪ )Laundry‬وبقية الأقسام‪.‬‬
‫عموميات ‪:‬‬
‫‪ ‬يتقن أكبر عدد من اللغات الأجنبية‪.‬‬

‫‪ ‬ينفذ ويتأكد من تنفيذ موظفي قسم الاستقبال الإجراءات الخاصة بقسم الغرف‪.‬‬
‫‪ ‬يدير ويشرف على عمل كل الموظفين بالقسم لإبقاء الحيوية والإنتاجية عالية بالقسم‪.‬‬

‫مهام رئيس قسم الاستقبال‪:‬‬
‫‪ ‬هو مرآة المؤسسة ويمثل الإدارة أمام الضيوف‪.‬‬

‫‪ ‬يجهز جداول ورديات القسم‪.‬‬
‫‪ ‬يراقب حجز الغرف ويقارنه مع قائمة الاستقبال‪.‬‬
‫‪ ‬يتأكد من المراسلات الخاصة بالضيوف الحاجزين قبل يوم من وصولهم ومراسلات الحاجزين القادمين فى‬

‫نفس اليوم‪.‬‬
‫‪ ‬يتابع ميزانية القسم ويحاول تحقيق أحسن معدل إسكان واقتراح أي إجراءات قد تساعد على زيادة الأرباح‪.‬‬

‫‪ ‬وهو مسؤول عن الضيوف الذين لم يدفعوا فواتيرهم‪.‬‬
‫‪ ‬يطلع على نسبة إشغال الغرف اليومية والتوقعات المرتقبة للفترة القادمة‪.‬‬
‫‪ ‬يراقب الغرف المحجوزة للشخصيات الهامة (‪( )VIP‬زهور‪ ،‬فواكه‪.)...‬‬

‫‪ ‬يراقب ويتابع الطلبات الخاصة (الأسرة الإضافية‪)...‬‬
‫‪ ‬يجهز التقارير الدورية المختلفة الموجهة للإدارة‪.‬‬
‫‪ ‬يحضر اجتماعات قسم إدارة الغرف‪.‬‬

‫‪ ‬يشرف على الاستقبال وتسجيل الضيوف والتأكد من صحة المعلومات لديه ويساعد موظفيه عند الحاجة‬
‫(وصول مجموعات — أوقات الذروة)‪.‬‬

‫‪65‬‬