Page 70 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق

‫د‪ .‬كــــرم غازي‬ ‫المكاتب الامامية ‪Front Office‬‬

‫‪ ‬الإشراف الداخلي‬
‫‪ ‬إدارة الطعام‬

‫‪ ‬تحديث المعلومات عن الضيوف أو سجل البيانات (‪.)Cardex( Or )Profile‬‬
‫‪ ‬توفير المعلومات العامة لكل موظفي قسم الاستقبال على مدار الساعة بكتابتها فى السجل الخاص ( ‪Log‬‬

‫‪)Book‬‬
‫‪ - 6‬عمليات متفرقة بالاستقبال‪:‬‬
‫‪ ‬تسجيل حجز بدقة متناهية حسب ‪:‬‬

‫‪ ‬طلب الحاجز‪.‬‬

‫‪ ‬إمكانيات الحجز‪.‬‬

‫‪ ‬الموافقة على الحجز فى حالة الإشعار‪.‬‬
‫‪ - 7‬القيام بتربيب قائمة الحاجزين يوم القدوم ‪:‬‬
‫‪ ‬إدراج قائمة القادمين‪.‬‬
‫‪ ‬تجهيز ملفات القادمين بحجز (‪)Profile‬‬
‫‪ ‬إظهار الغرف المحجوزة على الرف‪.‬‬
‫‪ — ٨‬عند وصول ضيف بحجز مسبق‪:‬‬

‫‪ ‬يملأ الضيف بطاقة التسجيل أو يوقع فقط فى حالة توفر المعلومات في ‪.Profile‬‬
‫‪ ‬يضع علامة "وصل" بقائمة الحجوزات‪.‬‬
‫‪ ‬يسجل الدخول (‪.)Check in‬‬
‫‪ ‬يرافق الضيف إلى غرفته‪.‬‬

‫‪ ‬يسجل القدوم بالدفتر ويوزع تنبيه الوصول على بقية الأقسام‪.‬‬
‫‪ ‬يحفظ المراسلات بملف " قدوم " (‪.)Arrivals‬‬
‫‪ - 1‬عند مغادرة الضيف‪:‬‬

‫‪ ‬يضع إشارة "مغادرة" على الرف و يعلم قسم الإشراف الداخلي والاستعلامات‬
‫‪ ‬بعد دفع الضيف لحسابه تسجل المغادرة بالسجلات المختلفة‪.‬‬

‫‪ ‬ينتظر إشارة من قسم الإشراف الداخلي بأن الغرفة جاهزة قبل إيجارها ثانية‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬أساسيات تسجيل وتسكين القادمين (عملية التسكين)‪:‬‬

‫‪ .9‬قبل التسجيل ‪Pre-registration‬‬
‫يوم الوصول وبعد الاطلاع على قائمة الحجز اليومي نتأكد من أسماء الوافدين لأكثر من مرة لنستكمل البيانات‬
‫الموجودة فى الحجز على بطاقة التسجيل عن آخر قدوم حتى لا يبقى للضيف القادم والمنهك من السفر إلا التوقيع‬
‫بعد مراجعته للبيانات وتأكيد تاريخ المغادرة ونوع الخدمات ‪ ،‬وتتم نفس المراجعة إذا كانت المكاتب الأمامية‬

‫مزودة بالحاسب الآلى‪.‬‬
‫بعد استيفاء الضيف لاستمارة التسجيل يقوم موظف الاستقبال باستلام جواز السفر الخاص به وتسجيله لدى‬
‫الشرطة وفى دفترالضيوف القادمين والذي يتضمن المعلومات الكاملة عنه ‪ :‬اسمه‪ ،‬جنسيته‪ ،‬ورقم جواز سفره ‪،‬‬

‫ورقم الغرفة‪ ،‬وتاريخ القدوم والمغادرة‪.‬‬

‫‪71‬‬