Page 71 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق

‫د‪ .‬كــــرم غازي‬ ‫المكاتب الامامية ‪Front Office‬‬

‫‪.2‬التسجيل ‪:Registration and Check in‬‬
‫لإتمام عملية السجيل يجب التأكد من مدة الإقامة ونوعيتها ( إقامة كاملة ‪ FB‬نصف إقامة ‪ - HB‬سرير مع فطور‬
‫الصباح ‪ ) BB‬والاتفاق على السعر ويطلب من ضيف الصدفة ‪ Walk in‬خاصة الذي ليس معه حقائب سفر‬
‫ضمان ‪ Deposit‬يوضع على حسابه ثم يرافق إلى غرفته ‪ ،‬حيث يشرح له كيفية استعمال مرافقها ( مكيف ‪-‬‬

‫تلفاز ‪..... -‬الخ )‪.‬‬
‫‪ .3‬إخطار الأقسام الأخرى (‪: )Notification of Arrival or Movement‬‬
‫يتركز دور قسم الاستقبال على عملية الاتصال مع الأقسام الأخرى فى الفندق‪ .‬فجميع المعلومات التي تصل إلى‬
‫الفندق تمر عبر الاستقبال فيعمل هذا الأخير إلى تنقيتها وإرسالها إلى الأقسام الأخرى ونجاح الخدمة فى الفندق‬
‫يعتمد فى الأول على سرعة هذا النوع من الاتصال ودقته الذي يتلخص في إمداد الأقسام الأخرى بالمعلومات‬

‫اللازمة لخدمة الضيوف كما يريدون ‪.‬‬
‫الأقسام الني يصدر لها الإبلاغ الداخلي هي ‪:‬‬

‫‪ ‬الإشراف الداخلي‪.‬‬

‫‪ ‬الاستعلامات‬

‫‪ ‬الهاتف‪.‬‬

‫‪ ‬خدمات الغرف‪.‬‬

‫‪ ‬مكتب الاستعلامات‪.‬‬

‫‪ ‬المطاعم والمشارب‬

‫‪ ‬الحسابات‪.‬‬

‫‪ ‬الإدارة ‪.‬‬
‫ويتم توزيعها بأسرع وقت ممكن من خلال استخدام الحاسب الآلي الذي يتولى القيام بكل هذه المأموريات الان‪.‬‬

‫لماذا نخطر الأقسام الأخرى؟ ‪:‬‬
‫بعد تدوين اسم الضيف على قائمة الواصلين والمقيمين يتم إعلان بقية الأقسام عن طريق نماذج الإبلاغ بأن‬

‫ضيفا‪...‬‬
‫أ‪ -‬قد وصل إلى غرفة رقم‪.....‬‬
‫ب‪ -‬قد نقل من غرفته إلى غرفة أخرى‪.....‬‬
‫ت‪ -‬قد غير نوع إقامته من ‪| FB‬لى ‪ BB‬اوالعكس‪.‬‬

‫ث‪ -‬د‪ .‬قد تغيرسعر إقامته‪.‬‬
‫ج‪ -‬إيجار غرفة لجزء من اليوم ‪. Day use‬‬
‫ح‪ -‬قد أضيف له رفيق أو زوجته في غرفته‪.‬‬

‫خ‪ -‬قد دفع حسابه وغادر‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬تنظيم قاعة قسم الاستقبال‪:‬‬

‫‪ .9‬الموقع‪:‬‬
‫‪ ‬بجب أن تكون سهلة الوصول‪.‬‬

‫‪ ‬موضعها واضح جدا‪.‬‬
‫‪ ‬تشرف مباشرة على الدخل‪.‬‬
‫‪ ‬أقرب ما يمكن من الاستعلامات والصندوق‪.‬‬

‫‪70‬‬