Page 67 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق

‫د‪ .‬كــــرم غازي‬ ‫المكاتب الامامية ‪Front Office‬‬

‫المهام الأساسية ‪:‬‬
‫‪ ‬يستقبل كل الضيوف ويحاول‪ ،‬بدون أي تقصير تلبية طلباتهم طوال مدة إقامتهم‪.‬‬

‫‪ ‬يعطي عناية خاصة للضيوف المنتظمين والشخصيات المهمة (‪.)VIP‬‬
‫‪ ‬يدخل كل المعلومات الخاصة بالمقيمين بالدفاتر المختلفة أو بالحاسوب‪.‬‬
‫‪ ‬يزود الضيوف بكل المعلومات الخاصة بالأسعار والخدمات المتوفرة بالفندق لجعل إقامتهم مريحة‪.‬‬
‫‪ ‬يعطي التعليمات الخاصة إلى قسم الإشراف الداخلي (‪( ،)Housekeeping‬إضافة سريرأولوية تنظيف‬

‫غرف الضيوف القادمين في وقت مبكر)‬
‫‪ ‬يعلم قسم الإشراف الداخلي‪ ،‬يوميا‪ ،‬بإرسال قائمة الغرف المحجوزة‬
‫‪ ‬يعلم قسم الإشراف الداخلي بأرقام الغرف المتوقع إخلائها فى نفس اليوم والتى أخليت ‪ ،‬وفى المقابل‬
‫يرسل له قسم الإشراف الداخلي قائمة بالغرف الجاهزة (‪ )Ready‬والقابلة للإيجار‪.‬‬
‫‪ ‬يحجز غرف المجموعات القادمة ثم يجهز ظروفا تحتوي على ‪ -‬مفتاح الغرفة — بطاقة ترحيب —‬

‫بطاقة التسجيل‪.‬‬
‫‪ ‬يجهز الفواتير وملفات التعريف (‪ )Cardex‬المتفرقة‪.‬‬
‫‪ ‬يعلم رئيس قسم الاستقبال بكل قدوم للشخصيات المهمة‪.‬‬
‫‪ ‬يتابع بصفة دقيقة سجل التعليمات (‪ )Log Book‬وينفذها فى الوقت المناسب مثل نقل ضيف من غرفة‬

‫إلى أخرى ‪..Guest Movement‬‬
‫‪ ‬يرافق الضيف عند قدومه إلى غرفته يشرح له كيفية استعمال بعض الأجهزة (المكيف —التلفاز —‬

‫الهاتف الخ‪ )...‬وفى نفس اللحظة يتأكد من أن كل شئ على ما يرام‪.‬‬
‫‪ ‬يجد بصفة دائمة العبارة اللطيفة لتحية الضيف عند القدوم والمغادرة‪.‬‬

‫صورة توضح موظف الاستقبال في احد الفنادق‬
‫أوقات العمل بالتناوب ‪:‬‬

‫ونظرآ لأن العمل في قسم الاستقبال يدور على مدار ‪ 14‬ساعة وكامل أيام الأسبوع فإن الفنادق غالبآ ما تستخدم‬
‫عددآ من موظفي الاستقبال لتغطية العمل الدائم بنظام ‪ 3‬ورديات )‪ .(shifts‬أوقات العمل بالتناوب‪:‬‬
‫‪ .2‬وردية صباحية )‪ :Morning Shift (AM‬من ‪ 7‬صباحاً إلى ‪ 3‬مساءاً‬
‫‪ .1‬وردية مسائية )‪ :Afternoon Shift (PM‬من ‪ 3‬مساءاً إلى ‪ 22‬ليلاً‬

‫‪67‬‬