Page 83 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق

‫د‪ .‬كــــرم غازي‬ ‫المكاتب الامامية ‪Front Office‬‬

‫‪ ‬القدرة على التعامل مع تجهيزات القسم‪.‬‬

‫‪ ‬الأمانة في العمل وعدم التصنت على الاتصالات‪.‬‬
‫‪ ‬المرونه والتعامل المهذب مع المتصلين‪.‬‬

‫‪ ‬الصبروالقدرة على التحمل‪.‬‬
‫ونظرا لدور قسم الهاتف بالفندق فإنه يتطلب العمل على مدار الساعة مما يعنى توفر ورديات عمل‪ ،‬وهى‬

‫كالتالي‪:‬‬
‫‪ .2‬وردية صباحية‪ )Morning Shift( :‬تبدأ من الساعة السابعة صباحا حتى الثالثة بعد الظهر وتتطلب‬

‫توفر المشرف وموظف الفاكس والتلكس ومآمور الهاتف‪.‬‬

‫‪ .1‬وردية مسائية‪ )Evening Shift( :‬تبدأ من الثالثة بعد الظهرإلى الحادية عشرماساءا وتتطلب تواجد‬
‫مشرف وموظف فاكس وتلكس ومآمور الهاتف‪.‬‬

‫‪ .3‬وردية الليلية‪ )Evening Shift( :‬تبدأ من الحادية عشر ليلا إلى السابعة صباحا وغالبا ما تتطلب هذه‬
‫الوردية تواجد موظف واحد فقط في القسم نظرا لإنخفاض عمليات الاتصالات خلال هذه الوردية‪.‬‬
‫‪ .2‬مهام ومسئوليات مشرف قسم الهاتف ‪:Supervisors Responsibilities‬‬
‫‪ .2‬من أهم مسؤوليات المشرف هو الإشراف على العاملين وضمان سير العمل بشكل صحيح‪.‬‬

‫‪ .1‬التأكد من أن جميع العاملين بقسم الهاتف على اطلاع كاف على الإجراءات التي يجبب أن ينفذها في‬
‫حالة الطوارئ‪.‬‬

‫‪ .3‬زيادة مبيعات القسم والمساهمة في زيادة مبيعات الفندق الأخرى‪.‬‬
‫‪ .4‬زيادة ثقة إدارة الفندق بخدمات القسم في التعامل مع الحالات الطارئة‪.‬‬

‫‪ .5‬المشرف مسئول عن تنظيم وتوزيع العمل والأجازات بالقسم‪.‬‬

‫‪ .6‬التعاون مع مدير المكاتب الأمامية للإعداد والتحضير للميزانية السنوية للقسم بما يحقق العائد السنوي‬
‫المناسب‪.‬‬

‫‪ .7‬إعلام موظفيه بالمناسبات التي قد تحدث بالفندق والاستعداد لها‪.‬‬

‫& ‪The Employees Duties‬‬ ‫‪ .3‬المهام والمسؤوليات العامة للعاملين بقسم الهاتف‬
‫‪:Responsibilities‬‬

‫‪ .2‬المحافظة على الأجهزة والمعدات بالاستخدام الجيد لها‪.‬‬

‫‪ .1‬استقبال جميع الاتصالات الواردة وتنفيذ طلبات الاتصالات للضيوف والاتصالات المتعلقة بالعمل‪.‬‬
‫‪ .3‬الاحتفاظ بأرقام الطوارئ للاتصال بها وبشكل سريع عند أي أحداث طارئة‪.‬‬

‫‪ .4‬العمل الفعال مع الأقسام الأخرى في الفندق بهدف ضمان سير العمل وتقديم خدمات عالية‪.‬‬
‫‪ .5‬الالتزام والتقيد بدور القسم بزيادة مبيعات القسم‪.‬‬

‫‪ .6‬تحويل الفواتير إلى صراف المكاتب الأمامية والتأكد من وصولها‪.‬‬
‫‪ .7‬استخدام المهارات المطلوبة في الإجابة على الهاتف‪.‬‬
‫‪ .8‬تنفيذ طلبات ارسال الفاكسات والتلكسات‪.‬‬
‫‪ .9‬المحافظة على سرية المكالمات والفاكسات المرسلة‪.‬‬

‫‪ .20‬التأكد من صحة البيانات الواردة من المكاتب الأمامية الخاصة بالنزلاء‪.‬‬

‫‪ .22‬مراجعة الفواتير الواردة من شركات الهاتف بقوائم الاتصالات الفعلية الموجودة لدى القسم‪.‬‬
‫‪ .21‬التنفيذ الدقيق لخدمة الإيقاظ الصباحي‪.‬‬

‫‪ .23‬تسجيل الرسائل في حالة عدم وجود الضيف وتحويلها إلى المكاتب الأمامية لتسليمها للعميل عند‬
‫وصوله‪.‬‬

‫‪83‬‬