Page 58 - إدارة الفنادقHotel Management د. كـــــرم غازي

‫د‪ .‬كـــــرم غازي‬ ‫إدارة الفنادق ‪Hotel Management‬‬

‫قبل التحدث عن الوظائف الموجودة بقسم المكاتب الأمامية ‪ ،‬نود التعرف على العوامل التي اعطت أهمية‬
‫قصوى لهذا القسم ‪ ،‬وهي‪:‬‬

‫‪ ‬يبدأ فى أنشاء علاقة مع النزيل من قبل وصوله للفندق عن طريق الحجز (‪.) Reservation‬‬

‫‪ ‬اول من يقابل النزيل عند دخوله واول من يستقبله عن طريق قسم الاستقبال )‪.)Reception‬‬

‫‪ ‬يكون على اتصال مستمر بالنزيل طوال فترة إقامته عن طريق أقسام الاستعلامات (‪) Concierge‬‬
‫وعلاقات النزلاء‪.‬‬

‫‪ ‬يحاسب النزيل عند مغادرته )‪.)Front Office Cashier‬‬

‫‪ ‬يودع النزيل عند المغادرة بالنيابة عن ادارة الفندق وذلك بمعرفة قسم الاستعلامات وحاملي الحقائب‪.‬‬

‫‪ ‬يقوم بالاتصال المستمر بالضيف بعد مغادرته للفندق عن طريق المراسلات‪.‬‬
‫‪ ‬الهيكل التنظيمي للمكاتب الأمامية‬

‫شكل (‪ )4-3‬قسم المكاتب الامامية‬
‫‪ ‬وظائف المكاتب الامامية‬

‫ويمكن تلخيص وظائف المكاتب الأمامية فيما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬وظائف لها اتصال مباشر بالنزلاء‪:‬‬

‫‪ .1‬تحية النزلاء والترحيب بهم باسم إدارة الفندق‪.‬‬
‫‪ .2‬بيع الغرف واستلام الحجوزات‪.‬‬

‫‪ .3‬تسجيل النزلاء وتخصيص الغرف لهم‪.‬‬
‫‪ .4‬استلام وتوزيع الرسائل وطرود البريد على النزلاء أثناء تواجدهم بالفندق أو حجزها لهم لحين‬

‫وصولهم إلى الفندق أو إرسالها إلى عناوينهم بعد مغادرتهم الفندق‪.‬‬
‫‪ .5‬إعطاء المعلومات فيما يختص بالفندق والاستفسارات الأخرى التى تهم النزلاء‪.‬‬
‫‪ .6‬تنمية المبيعات بالفندق عن طريق تنشيط مبيعات أقسام الفندق الأخرى كالأغذية والمشروبات والغسيل‬

‫والكي‪.......‬إلى غير ذلك‪.‬‬
‫‪ .7‬التعامل مع شكاوى ومشاكل النزلاء والعمل على حلها وأرضاء النزلاء‪.‬‬

‫‪ ‬وظائف لا تتصل اتصالا مباشر بالنزلاء‪:‬‬
‫‪ .1‬إخطار الإدارة عن حالة تشغيل الفندق يوميا‪ ،‬عدد النزلاء ‪ ،‬عدد الغرف المشغولة‪ ،‬متوسط نسب الإشعال‪،‬‬

‫متوسط سعر الغرفة‪ .......‬إلى غير ذلك من البيانات التى يتضمنها التقرير اليومي‪.‬‬
‫‪ .2‬إخطار قسم الإشراف الداخلي ( ‪ ) Housekeeping‬عن أي تغييرات في إشغال الغرف وحالتها‪.‬‬
‫‪ .3‬التعاون مع كافة أقسام الفندق كقسم المبيعات وقسم الإشراف الداخلي وقسم الصيانة والهندسة وباقي الأقسام‬

‫الأخرى للوصول بسمعة الفندق ومستوى الخدمة فيه إلى المستوى الذي ترسمه الإدارة‪.‬‬

‫‪ ‬مدير المكاتب الامامية ‪Front Office Manager‬‬
‫الرئيس المباشر‪ :‬مدير قطاع الغرف‬

‫‪58‬‬