Page 11 - Materi Elvina RJ Front-Office-Kelas-XI

B. Front Office Department dan Telephone Operator

Di dalam sebuah hotel terdapat struktur organisasi yang di dalamnya terdapat bagian
bernama front office department. Sesuai dengan namanya, bagian ini berkantor di depan di
area lobby dan dipimpin oleh seorang front office manager. Penempatan ini dimaksudkan
untuk mereka dalam menjalankan tugas, terutama menjual kamar. Penjualan kamar dilakukan
baik melalui pemesanan maupun tanpa pemesanan terlebih dahulu.
Staff yang berada di kantor depan, termasuk bagian surat-menyurat, kasir, manajer
pemesanan, pengawas malam, operator telepon, bellboy, petugas kunci, petugas penyimpanan
dan operator lift. Tidak semua posisi tersebut dapat ditemukan pada setiap hotel.
1. Reservation Manager
Posisi ini banyak ditemukan di hotel besar yang bertanggung jawab untuk
menangani pemesanan kamar yang masuk dan mencatat permintaan-permintaan
khusus sebagai bentuk pelayanan secara terus-menerus untuk menyediakan konfirmasi
dan informasi yang akurat bagi tamu.
2. Reservation Supervisor
Bertanggung jawab atas pengawasan dan kelancaran operasional seksi
pemesanan kamar dalam satu shift. Selain itu juga bertugas untuk membuat jadwal
bagi bawahannya.
3. Reservation Clerk
Petugas operasional yang menangani seluruh pemesanan kamar hotel dengan
menggunakan berbagai metode dan berbagai sumber.
4. Receptionist
Tugas dari receptionist antara lain sebagai berikut:
a. Memberikan pelayanan check in dan check out sesuai dengan prosedur.
b. Menjual kamar.
c. Mengetahui seluruh aktivitas yang berlangsung di hotel.
d. Membaca log book dan papan pengumuman untuk mengetahui informasi
terkini.
e. Membuat persiapan bagi kedatangan tamu baik individu maupun grup.
f. Mempersiapkan arrival dan departure list.
g. Membantu tamu untuk mengisi kartu registrasi.
h. Memperbarui status kamar.
i. Memberikan informasi kepada tamu baik tentang hotel maupun di luar hotel
dengan tepat.
j. Menangani tamu yang pindah kamar.
l. Membuat laporan status kamar dan laporan penjualan kamar.
n. Bekerja sama dengan departemen lain.
m. Menerima dan menyelesaikan keluhan tamu.
o. Menjaga agar harga kamar khusus tetap akurat.
p. Mengikuti morning briefing.

Penerimaan Telepon Masuk 5