Page 16 - Materi Elvina RJ Front-Office-Kelas-XI

g. Pertolongan pertama/gawat darurat ( medical help/first aid).
h. Stasiun (railway station).

3. Kartu Pesan Telepon
Dalam menerima telepon petugas penerima telepon seringkali mendapat pesan
dari si penelepon. Petugas operator tidak boleh hanya mengingat tetapi harus mencatat
pesan agar dapat disampaikan kepada orang yang dituju secara akurat. Pada saat
menerima pesan, petugas penerima telepon harus memastikan kembali pesan yang
disampaikan dengan cara mengulang poin penting dari materi pesan tersebut.
Apabila pesan disampaikan untuk tamu yang menginap di hotel, perlu dipastikan
nomor kamar dan nama tamu dicatat dengan benar. Hal ini penting untuk menghindari
adanya kesalahan dalam menyampaikan pesan apabila terdapat nama yang sama yang
menginap di hotel tersebut. Pesan hendaknya disampaikan secepat mungkin dan
tidak ditunda-tunda. Anggaplah semua pesan tamu adalah sangat penting dan harus
disampaikan segera.
Supaya tidak terjadi kekeliruan dalam menyebut nama tamu, berikut disajikan cara
mengeja nama tamu secara standar internasional:
A : Alpha J : Juliet S : Sierra
B : Bravo K : Kilo T : Tango
C : Charlie L : Lima U : Uniform
D : Delta M : Mike V : Victor
E : Echo N : November W : Whiskey
F : Foxtrot O : Oscar X : X – Ray
G : Golf P : Papa Y : Yankee
H : Hotel Q : Quebec Z : Zulu
I : India R : Romeo

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh telephone operator dalam melaksanakan
tugasnya antara lain sebagai berikut:
a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Maksimal tiga kali berdering
segera angkat telepon dan jawab dengan sopan
b. Bersikaplah sopan dan bijaksana daam menanggapi telepon. Siapa pun si penelepon
adalah penting dan harus dilayani sebaik – baiknya.
c. Saat menerima telepon sebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita
bekerja, jangan mengucapkan “halo”.
d. Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi.
e. Berusahalah menjadi pendengar yang baik saat mitra kita bicara. Jangan melamun
dan berusaha untuk berkonsentrasi sehingga tidak meminta penelepon untuk
mengulangi dengan ungkapan seperti : ”Apa? Bisa diulang?” karena hal tersebut
terkesan tidak sopan.
f. Jangan mengucapkan kata-kata yang bisa menyinggung perasaan, meskipun
mungkin kita mendapatkan perlakuan yang kurang menyenangkan dari si
penelepon pada saat kita menerima telepon tersebut.
g. Berusahalah menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat

10 Front Office Kelas XI untuk SMK/MAK