Page 15 - Materi Elvina RJ Front-Office-Kelas-XI
P. 15
Tugas telephone operator secara rinci adalah sebagai berikut :
1. Mengoperasikan switchboard dengan benar.
2. Menjaga kebersihan dan kerapian switchboard/tempat kerja.
3. Melaksanakan sopan santun dalam bertelepon.
4. Melayani sambungan lokal, interlokal, dan internasional.
5. Melayani pengiriman faksimile dari manajemen hotel.
6. Melayani wake up call ( permintaan tamu yang ingin dibangunkan pada waktu – waktu
tertentu).
7. Melaksanakan aturan hotel bila terjadi kebakaran.
8. Mencatat dan menyampaikan pesan dari tamu.
9. Merawat dan memelihara buku petunjuk telepon agar tetap up to date.
10. Membuat rekening pengiriman faksimile.
11. Melayani pemutaran video untuk tamu.
12. Melaksanakan aturan hotel jika mendapatkan ancaman bom lewat telepon.
13. Membuat laporan sambungan telepon interlokal dan internasional.
D. Tugas Penerimaan Telepon Masuk
Di dalam melakukan tugasnya, seorang telephone operator harus mempersiapkan segala
sesuatunya. Hal – hal yang harus dipersiapkan saat seorang petugas telephone operator akan
melakukan pembicaraan antara lain :
1. Buku/Daftar Telepon,
Berikut isi dari buku daftar telepon.
a. Daftar nama – nama tamu berdasarkan abjad (guest name in alphabetic list).
b. Daftar nama karyawan hotel berdasarkan abjad dan departemen/seksi (employee
alphabetic list).
c. Informasi tentang seluruh nomor telepon di dalam hotel (in house telephone
numbers).
d. Buku petunjuk telepon tahun terbaru (telephone directory).
2. Nomor Telepon penting
Nomor-nomor telepon penting sebaiknya tersedia di ruang operator telepon.
Dengan tersedianya nomor-nomor penting ini maka petugas telepon operator dapat
memberikan informasi yang akurat bagi tamu dan manajemen secara cepat. Saluran
nomor-nomor penting ini biasanya sibuk dan sulit untuk dihubungi sehingga diperlukan
nomor telepon alternatif yang mungkin tersedia.
Berikut adalah nomor-nomor penting yang harus diingat :
a. Kantor polisi (police).
b. Biro perjalanan ( travel agencies).
c. Pemadam kebakaran ( fire brigade).
d. Bandara dan kantor penerbangan (airport & airlines office).
e. Rumah sakit (hospital/clinic).
f. Pelayanan taksi (taxi service).
Penerimaan Telepon Masuk 9
