Page 12 - Materi Elvina RJ Front-Office-Kelas-XI

5. Reception Supervisor
Tugas dari reception supervisor antara lain sebagai berikut:
a. Menyusun kebutuhan penggunaan formulir.
b. Menangani kelancaran penanganan check in dan check out.
c. Melakukan pencocokan jika terjadi perbedaan status kamar dengan house
keeping.
d. Memperbarui status kamar.
e. Membimbing dan mengarahkan resepsionis tentang penjualan kamar.
f. Menyampaikan kebijakan baru dari front office manager
g. Meneliti daftar tamu yang akan tiba.
h. Menetapkan kamar bagi tamu VIP dan rombongan.
i. Meneliti dan menyetujui perubaan harga dan perpindaan kamar.
j. Membuat jadwal untuk resepsionis.
k. Melakukan inventarisasi bahan dan alat.
l. Mengatasi keluhan tamu.
m. Mengawasi bawaannya dalam pemberian harga kusus bagi tamu.
n. Menyusun rencana kerja.
o. Membuat laporan harian ataupun bulanan.
p. Membina hubungan baik dengan tamu.
q. Mengawasi penampilan dan produktivitas kerja resepsionis.
r. Menghadiri briefing yang diadakan oleh front office manager.
6. Telephone Operator
Telephone operator adalah orang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk
menyiapkan dan menyediakan pelayanan sambungan telepon yang masuk kepada
orang yang dituju, serta membuka saluran telepon apabila ada karyawan hotel yang
ingin melakukan panggilan telepon keluar. Kegiatan di kantor depan salah satunya
adalah berkomunikasi baik dengan tamu hotel maupun dengan departemen lain, para
pengawas maupun manajer. Komunikasi dapat dilakukan dalam bentuk penanganan
reservasi, pelayanan check in check out, juga mengantar tamu ke kamar. Media yang
dapat digunakan dalam melakukan komunikasi ini dapat berupa komunikasi lisan
atau face to face, telepon, maupun tertulis melalui surat, email, faksimile, dan lain- lain.
Penggunaan telepon yang baik dan benar jelas akan sangat memengaruhi pendapatan
hotel.
Semua bidang pekerjaan yang berorientasi pelayanan ( service oriented occupation)
mutlak memerlukan kemampuan komunikasi yang memadai. Guna memainkan peran
sebagai pusat komunikasi, kantor depan memerlukan petugas – petugas yang mampu
merangkai ide, gagasan, dan maksud menjadi sebuah kalimat yang mudah dipahami
oleh lawan bicara. Materi yang dikomunikasikan tidak semata – mata harus mudah
dimengerti, tetapi juga dapat menumbuhkan suasana hangat, hormat dan penghargaan
bagi para tamu.
Bagiantelephone operator juga merupakan bagian yang penting dalam sebuah hotel.
Adapun penelepon lawan bicara tidak terlihat, maka seorang telephone operator harus
bersikap ramah dalam memberikan pelayanan. Telephone operator juga berperan sebagai

6 Front Office Kelas XI untuk SMK/MAK