Page 38 - Buku Handbook HC Policy V1,0-23122020

Kenormalan Baru

Digital Signature (1 dari 2)

Latar Belakang:
Dengan adanya Perpanjangan Pelaksanaan Bekerja dari Rumah (Work From Home) bagi Karyawan Non-Pelayanan dalam rangka
mengatasi penyebaran Virus Corona (COVID-19), dan dengan memperhatikan setiap peraturan perundangan terkait, maka
Perusahaan memandang perlu untuk menerapkan kebijakan Tanda Tangan Digital Tidak Tersertifikasi (Digital Signature
Uncertified) pada Dokumen Perusahaan oleh Karyawan/Pejabat Perusahaan yang berwenang dalam rangka pelaksanaan tugas
dan kewenangannya.

Maksud dan Tujuan:
1. Menjadi petunjuk bagi internal Perusahaan dalam melakukan Digital Signature Uncertified pada Dokumen Perusahaan
selama pelaksanaan kebijakan Bekerja dari Rumah (Work From Hame).
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan Unit kerja di Lingkungan Perusahaan selama pelaksanaan
kebijakan Bekerja dari Rumah (Work From Home).

Pernyataan Kebijakan:
1. Pihak-pihak yang berwenang untuk menerapkan Digital Sigrnature Uncertified adalah Pejabat dan Karyawan Perusahaan
dalam rangka pelaksanaan tugas kewenangannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku, namun tidak terbatas pada
Peraturan Internal Perusahaan.
2. Dokumen Perusahaan yang dapat menerapkan Digital Signature Uncertified, antara lain:
1. Peraturan Direksi;
2. Peraturan Pemimpin Wilayah;
3. Keputusan Direksi;
4. Keputusan Pemimpin Wilayah;
5. Surat Umum (Nota Dinas, Memorandum, Surat Tugas, Surat Biasa);
6. Instruksi Direksi;
7. Instruksi Pemimpin Wilayah;
8. Surat Edaran Direksi;
9. Surat Edaran Pemimpin Wilayah;
10. Surat Edaran Divisi; dan
11. Risalah Rapat.
3. Dokumen Perusahaan yang tidak dapat menerapkan Digital Signature Uncertified:
1. Keputusan Direksi;
2. Keputusan Dewan Komisaris;
3. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU);
4. Perjanjian Kerjasama beserta Adendumnya; dan
5. Dokumen lainnya yang memiliki dampak dan/atau akibat hukum kepada Pihak Luar/Eksternal Perusahaan dengan
ketentuan sebagai berikut:
1. Apabila berdasarkan situasi dan kondisi yang terjadi tidak memungkinkan untuk menerapkan tanda
tangan manual/tanda tangan basah, maka Dokumen Perusahaan tersebut dapat menerapkan Digital
Signature Uncertified sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam kebijakan ini;
2. Apabila situasi dan kondisi yang terjadi setelah diterapkan Digital Signature Uncertified sebagaimana
dimaksud pada Point 1 telah memungkinkan untuk menerapkan tanda tangan manual/tanda tangan
basah, maka pihak yang berwenang wajib menandatangani Dokumen Perusahaan terkait secara
manual/tanda tangan basah disertai dengan menunjukkan Dokumen Perusahaan yang telah
ditandatangani secara digital.
4. Para pihak yang berwenang menerapkan Digital Signature Uncertifed wajb:
1. Mengirimkan Dokumen Perusahaan yang menerapkan Digital Signature Uncertified kepada pihak terkait dengan
menggunakan email corporate yang telah difasilitasi oleh Peruaahaan (G-WORK);
2. Memperhatikan prinsip kehati-hatian dalam setiap memberikan Digital Signature Uncertified pada dokumen
Perusahaan sesuai dengan tugas dan kewenangannya;
3. Bertanggung jawab atas setiap akibat hukum yang ditimbulkan dari Dokumen Perusahaan yang menerapkan
Digital Signature Uncertified;
4. Mengarsipkan Dokumen Perusahaan yang menerapkan Digital Signature Uncertified dengan baik dan wajib
menyerahkan fisik dokumen tersebut kepada pihak terkait sewaktu-waktu apabila diperlukan.
5. Pelanggaran atas ketentuan sebagaimana diatur dalam kebijakan ini, seperti namun tidak berbatas pada pemalsuan,
penipuan, dan tindakan fraud lainnya akan diproses secara hukum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

38