Page 159 - Trabalhe 4 horas por semana

2. Responda aos recados da caixa de mensagens de voz

via e-mail sempre que possível. Isso treina as pessoas a

serem concisas. Ajude-as a desenvolver o hábito.

Assim como sua forma de atender ao telefone, a

comunicação por e-mail deve ser dinâmica, para prevenir

idas e vindas desnecessárias. Assim, um e-mail dizendo:

“Você pode me encontrar às quatro da tarde?”, ficaria

melhor se dissesse: “Você pode me encontrar às quatro da

tarde? Se puder... Se não, por favor me diga três horários em

que você possa”.
Essa estrutura “se... então” se torna mais importante à

medida que você confere seus e-mails com menos

frequência. Como eu checo meus e-mails semanalmente, é

fundamental que ninguém precise que eu responda “e se?”

ou qualquer outra informação, sete dias após o e-mail

inicial. Se suspeito que um lote de produtos não chegou ao

setor de embarque, por exemplo, mando um e-mail para a

gerente de embarque com o seguinte conteúdo: “Cara

Susan... O novo lote de mercadorias chegou? Se chegou, por
favor me avise no... Se não, por favor contate Fulano de Tal

no número 555-5555 ou por e-mail, fulano@tal.com (este
e-mail segue com cópia para ele) e pergunte pela data de

entrega e pelo número de referência. Fulano, se houver

algum problema com a remessa, por favor fale com Susan,

no telefone 555-4444, que ela tem autonomia para tomar

decisões de até 500 dólares. Em caso de emergência, liguem

para o meu celular, mas confio em vocês. Obrigado”. Isso