Page 98 - apk-1-modul-diklat-pkb-guru-smk-paket-keahlian-administrasi-perkantoran-a-1

5.5 Penggunaan Benda
a. Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat mungkin

memiliki multifungsi sehingga dapat dipakai untuk berbagai
keperluan.

b. Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai
hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang
besar.

c. Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja
bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri

d. Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak
pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak
akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih

rendah.
e. Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada
agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya

membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kualitasnya
tidak tahan lama sehingga harus sering diganti.
f. Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat

diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya.
g. Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah

yang sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak
menghamburkan material.
h. Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak

dipergunakan material yang berlebihan/mewah, yang penting
pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik

i. Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan
seksi hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat.
j. Benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali untuk

keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas
dapat dijadikan notes.
k. Hendaknya disusun jadwal pemeliharaan/perawatan yang teratur

bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya agar alat-alat itu
dapat dipakai secara lancar dan mencapai umur teknis yang
terlama.

Pengelolaan Pekerjaan Kantor | Karakteristik Peserta Didik 87