Page 71 - test
P. 71
monitoring dan Evaluasi
a. Desain sistem monitoring
Hal umum yang sering terjadi dalam pelaksanaan monitoring adalah kegiatan
monitoring sering dilakukan dengan hanya fokus kepada data atau informasi yang
mudah didapat, serta penilaiannya lebih kepada aktifitas program/kegiatan dan
bukan terhadap hasil yang telah dicapai. Padahal, permasalahan yang terjadi di dalam
pelaksanaan program/kegiatan kemungkinan dapat dijumpai pada hal-hal yang
membutuhkan pendalaman lebih lanjut, atau bersumber pada data dan informasi
yang lebih mendetail. Selain itu, kegiatan monitoring harus lebih difokuskan kepada
capaian milestone hasil yang telah ditetapkan, walaupun monitoring atas aktifitas
juga berguna dalam pengambilan keputusan.
Adanya perencanaan dan desain sistem monitoring yang terstruktur dan
terencana sangat berguna dalam menunjang kelancaran sebuah pelaksanaan
monitoring. Beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya adalah sebagai
berikut:
1) Perlu dibangun kriteria atau standar kinerja, waktu dan biaya yang spesifik
serta bagaimana prosedur untuk memperoleh data dan informasi yang
akan dilakukan. Hal ini penting, karena standar tersebut dapat digunakan
sebagai dasar dalam melakukan penilaian serta untuk melihat deviasi yang
terjadi. Adanya prosedur yang jelas dalam menggali data dan informasi yang
diperlukan akan menjadikan pelaksanaan monitoring menjadi lebih sistematis.
2) Identifikasi jenis informasi apa yang dibutuhkan. Biasanya, masalah mendasar
di dalam kegiatan monitoring adalah menentukan jenis informasi apa yang
seharusnya dibutuhkan, dari berbagai sumber informasi yang tersedia. Perlu
diingat bahwa kebijakan “mengumpulkan segalanya” merupakan cara yang
tidak efektif dan efisien, karena terdapat data dan informasi yang mungkin tidak
berkaitan dengan fokus monitoring. Langkah yang dapat diambil yaitu meneliti
kembali program/kegiatan yang akan dimonitor dalam rangka mendapatkan
tujuan kinerja, waktu dan biaya, lalu tentukan data dan informasi apa saja yang
diperlukan untuk mengukur capaian tujuan tersebut, serta sampai sedalam apa
data dan informasi tersebut akan dilihat.
b. Pelaporan hasil monitoring
Hasil dari sebuah kegiatan monitoring biasanya dituangkan dalam bentuk
laporan, dan dapat dijadikan sebagai informasi dasar bagi pelaksanaan evaluasi. Di
dalam pelaksanaan pelaporan terdapat tiga masalah umum yang seringkali ditemui,
yaitu sebagai berikut:
64 Framework Penganggaran Berbasis Kinerja
Better Practice Guide
a. Desain sistem monitoring
Hal umum yang sering terjadi dalam pelaksanaan monitoring adalah kegiatan
monitoring sering dilakukan dengan hanya fokus kepada data atau informasi yang
mudah didapat, serta penilaiannya lebih kepada aktifitas program/kegiatan dan
bukan terhadap hasil yang telah dicapai. Padahal, permasalahan yang terjadi di dalam
pelaksanaan program/kegiatan kemungkinan dapat dijumpai pada hal-hal yang
membutuhkan pendalaman lebih lanjut, atau bersumber pada data dan informasi
yang lebih mendetail. Selain itu, kegiatan monitoring harus lebih difokuskan kepada
capaian milestone hasil yang telah ditetapkan, walaupun monitoring atas aktifitas
juga berguna dalam pengambilan keputusan.
Adanya perencanaan dan desain sistem monitoring yang terstruktur dan
terencana sangat berguna dalam menunjang kelancaran sebuah pelaksanaan
monitoring. Beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya adalah sebagai
berikut:
1) Perlu dibangun kriteria atau standar kinerja, waktu dan biaya yang spesifik
serta bagaimana prosedur untuk memperoleh data dan informasi yang
akan dilakukan. Hal ini penting, karena standar tersebut dapat digunakan
sebagai dasar dalam melakukan penilaian serta untuk melihat deviasi yang
terjadi. Adanya prosedur yang jelas dalam menggali data dan informasi yang
diperlukan akan menjadikan pelaksanaan monitoring menjadi lebih sistematis.
2) Identifikasi jenis informasi apa yang dibutuhkan. Biasanya, masalah mendasar
di dalam kegiatan monitoring adalah menentukan jenis informasi apa yang
seharusnya dibutuhkan, dari berbagai sumber informasi yang tersedia. Perlu
diingat bahwa kebijakan “mengumpulkan segalanya” merupakan cara yang
tidak efektif dan efisien, karena terdapat data dan informasi yang mungkin tidak
berkaitan dengan fokus monitoring. Langkah yang dapat diambil yaitu meneliti
kembali program/kegiatan yang akan dimonitor dalam rangka mendapatkan
tujuan kinerja, waktu dan biaya, lalu tentukan data dan informasi apa saja yang
diperlukan untuk mengukur capaian tujuan tersebut, serta sampai sedalam apa
data dan informasi tersebut akan dilihat.
b. Pelaporan hasil monitoring
Hasil dari sebuah kegiatan monitoring biasanya dituangkan dalam bentuk
laporan, dan dapat dijadikan sebagai informasi dasar bagi pelaksanaan evaluasi. Di
dalam pelaksanaan pelaporan terdapat tiga masalah umum yang seringkali ditemui,
yaitu sebagai berikut:
64 Framework Penganggaran Berbasis Kinerja
Better Practice Guide
