Page 72 - test
P. 72
monitoring dan Evaluasi
1) Laporan yang disajikan terlalu detail. Walaupun laporan hendaknya
menyajikan informasi yang lengkap, akan tetapi laporan yang disajikan
terlalu detail sangat tidak dianjurkan. Hal ini dapat mengakibatkan laporan
tersebut seringkali tidak dibaca oleh penerima laporan, serta menyulitkan para
pembacanya untuk memperoleh informasi yang diperlukan mereka. Selain itu,
adanya desain laporan yang terlalu detail akan menyebabkan persiapan data
dan informasi menjadi kurang akurat, sehingga diragukan tingkat validitasnya.
Laporan yang terlalu detail juga dapat mengakibatkan biaya yang mahal dalam
pelaksanaannya.
2) Kurangnya keterkaitan antara laporan yang satu dengan yang lain untuk
program/kegiatan yang sama. Hal ini seringkali kita jumpai, mengingat
terdapat beberapa jenis laporan yang harus dibuat oleh unit eselon I. Kurangnya
keterkaitan antara laporan-laporan tersebut dapat menyebabkan informasi
yang disajikan menjadi saling tumpang tindih, bahkan mungkin dapat saling
berlawanan.
3) Kurangnya keterkaitan antara sistem perencanaan dan sistem monitoring.
Hal ini lebih kepada kurangnya koordinasi antara pihak yang merencanakan
program/kegiatan dengan pihak yang melakukan monitoring, sehingga laporan
yang dihasilkan tidak akurat. Sebagai contoh, apabila di dalam pelaksanaannya
terdapat revisi terhadap rencana, hal ini tidak tercermin dalam laporan karena
pihak pelaksana monitoring masih menggunakan data yang lama.
Dalam hal ini, sebuah laporan yang baik haruslah fokus terhadap apa yang
menjadi tujuan monitoring, serta tidak bias. Selain itu, laporan yang disajikan harus
detail, periodik dan ditujukan kepada pihak yang tepat. Beberapa keuntungan dari
adanya laporan yang baik diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Adanya kesamaan persepsi tentang tujuan dari program/kegiatan yang
dilaksanakan;
2) Sinyal peringatan dini atas potensi masalah dan penundaan dalam pelaksanaan
program/kegiatan;
3) Memberikan gambaran yang lebih komprehensif kepada manajemen puncak,
termasuk hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian atau yang sifatnya
mendesak;
4) Menjaga pihak-pihak yang berkepentingan selalu up-to-date pada status
pelaksanaan program/kegiatan, baik itu dari sisi capaian milestone maupun
deliverable-nya.
Biro Perencanaan Dan Keuangan 65
Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan
1) Laporan yang disajikan terlalu detail. Walaupun laporan hendaknya
menyajikan informasi yang lengkap, akan tetapi laporan yang disajikan
terlalu detail sangat tidak dianjurkan. Hal ini dapat mengakibatkan laporan
tersebut seringkali tidak dibaca oleh penerima laporan, serta menyulitkan para
pembacanya untuk memperoleh informasi yang diperlukan mereka. Selain itu,
adanya desain laporan yang terlalu detail akan menyebabkan persiapan data
dan informasi menjadi kurang akurat, sehingga diragukan tingkat validitasnya.
Laporan yang terlalu detail juga dapat mengakibatkan biaya yang mahal dalam
pelaksanaannya.
2) Kurangnya keterkaitan antara laporan yang satu dengan yang lain untuk
program/kegiatan yang sama. Hal ini seringkali kita jumpai, mengingat
terdapat beberapa jenis laporan yang harus dibuat oleh unit eselon I. Kurangnya
keterkaitan antara laporan-laporan tersebut dapat menyebabkan informasi
yang disajikan menjadi saling tumpang tindih, bahkan mungkin dapat saling
berlawanan.
3) Kurangnya keterkaitan antara sistem perencanaan dan sistem monitoring.
Hal ini lebih kepada kurangnya koordinasi antara pihak yang merencanakan
program/kegiatan dengan pihak yang melakukan monitoring, sehingga laporan
yang dihasilkan tidak akurat. Sebagai contoh, apabila di dalam pelaksanaannya
terdapat revisi terhadap rencana, hal ini tidak tercermin dalam laporan karena
pihak pelaksana monitoring masih menggunakan data yang lama.
Dalam hal ini, sebuah laporan yang baik haruslah fokus terhadap apa yang
menjadi tujuan monitoring, serta tidak bias. Selain itu, laporan yang disajikan harus
detail, periodik dan ditujukan kepada pihak yang tepat. Beberapa keuntungan dari
adanya laporan yang baik diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Adanya kesamaan persepsi tentang tujuan dari program/kegiatan yang
dilaksanakan;
2) Sinyal peringatan dini atas potensi masalah dan penundaan dalam pelaksanaan
program/kegiatan;
3) Memberikan gambaran yang lebih komprehensif kepada manajemen puncak,
termasuk hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian atau yang sifatnya
mendesak;
4) Menjaga pihak-pihak yang berkepentingan selalu up-to-date pada status
pelaksanaan program/kegiatan, baik itu dari sisi capaian milestone maupun
deliverable-nya.
Biro Perencanaan Dan Keuangan 65
Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan
