Page 55 - Modul Pengelolaan Kantor Depan Hotel

22) Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke
captain

23) Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan
pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya
housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah

menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada
informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis

dalam detik yang sama.
c. Prosedur penanganan check-in tamu VIP
Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP

(Very Important Person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang
biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara

lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel.
Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan
pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih

dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa
juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan
akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan

kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika
sampai di counter front desk.
Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang

maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu.
Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut:

1) Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang
2) Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi
3) Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga

hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities
untuk VIP.

4) Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan
ada jaminan dari protocol-nya.
5) Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad,

51