Page 60 - Modul Pengelolaan Kantor Depan Hotel

Tagihan tamu perlu disiapkan sedini mungkin, apalagi kalau tanggal dan waktu
check-out tamu sudah diketahui. Folio berupa kumpulan transaksi tamu

mulai kamar, restoran, telepon laundry dan pengeluaran lainnya. guest folio tidak
bisa di cetak dulu, tetapi menunggu sampai data transaksi terakhir bisa masuk
disana. Persiapan hanya berupa pengecekan awal mengenai transaksi yang telah

dilakukan, apakah ada kekurangan, kesalahan atau tidak. Dengan melihat kembali
sistem pembayaran yang telah disepakati pada saat tamu check-in, apakah memakai

sistem pembayaran tunai, tagihan ke perusahaan atau tinggal tanda tangan saja dan
ada pihak tertentu yang membayar. Sering kali kendala muncul di kantor depan,
gara gara mengandalkan sistem semata, yang akhirnya berbuntut proses check-out

yang memakan waktu lama yang akhirnya terjadi keluhan tamu. Sebenarnya hal itu
bisa dihindari jika setiap reception/front desk agent konsentrasi tentang tamu yang

akan ditangani. Konsentrasi salah satunya bisa berupa melihat secara seksama tamu
yang akan melakukan check-out. Jika sudah hapal diluar kepala maka percepatan
proses akan bisa terjadi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah ketelitian baik

mengenai hal yang sudah baku maupun hal yang bersifat tambahan atau insidental.
Seorang receptionis sudah terbiasa untuk memasukkan hal yang bersifat baku di
folio tamu, antara lain: charge untuk kamar tamu setiap hari selama tamu masih in-

house, penambahan biaya pajak dan pelayanan untuk transaksi yang terkena tax and
service, besarnya adalah 21% untuk kamar, F&B, dan laundry, transaksi yang tidak
dikenakan penambahan pajak & pelayanan adalah telepon, drug store dan

transportasi yang dikelola pihak diluar hotel. Elemen baku lainnya adalah
pemotongan total biaya dengan deposit yang telah dibayarkan tamu didepan,

Pembayaran dengan tunai atau kartu kredit tidak bisa dikembalikan dalam bentuk
kartu kredit ke tamu, jika ada kelebihan deposit dari tamu.
b. Antisipasi perjalanan tamu

Pelayanan tambahan berguna untuk memberikan kesan yang baik, oleh sebab itu
sikap proaktif dan antisipatif perlu ditonjolkan,antara lain dengan cara melihat

nomor kamar tamu yang akan check-out, memastikan ada kendaraan yang bisa
dipakai tamu (dengan melihat trend tamu yang check-out selama ini: ada yang
langsung ke bandara, atau mereka ke kota dulu, dan sebagainya).

56