Page 92 - APP KKR 2023

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN KERJA RAYA
2023

i. Kenal pasti semua rekod lama yang disimpan di pejabat dan asingkan di
antara rekod kewangan dan perakaunan dengan rekod bukan kewangan atau
rekod am. Bagi rekod am, rujuk dengan Arkib Negara Malaysia berhubung
prosedur pelupusan.

ii. Asingkan rekod kewangan dan perakaunan berdasarkan jenis dan tahun
penyelesaian. Pastikan rekod tersebut telah selesai tindakan dan tidak
diperlukan untuk tujuan pengauditan atau keperluan siasatan.

iii. Kenal pasti rekod yang telah mencapai tempoh minimum penyimpanan
dengan merujuk kepada Lampiran M kepada Arahan Perbendaharaan -
AP150, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan atau Jadual
Pelupusan Rekod Jabatan (sekiranya ada). Sediakan senarai rekod
kewangan dan perakaunan yang di cadang untuk permohonan kelulusan
pemusnahan. Gunakan Borang Kewangan - Arkib 04/08 (Borang
Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan).

iv. Kemukakan permohonan pemusnahan kepada Arkib Negara Malaysia dan
Jabatan Audit Negara bagi mendapatkan surat kebenaran/ sokongan.

v. Kemukakan permohonan pemusnahan kepada Suruhanjaya Pencegah
Rasuah Malaysia dan pengurusan audit dalam Kementerian bagi
mendapatkan surat kebenaran/ sokongan (sekiranya perlu).

15.2.2 Permohonan Kelulusan Pemusnahan:
i. Kemukakan semua dokumen berikut kepada Bahagian Akaun Kementerian
Kerja Raya bagi mendapatkan kelulusan:
a) Surat permohonan;
b) Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan -
Borang Kewangan - Arkib 04/08;
c) Salinan surat kebenaran/ sokongan dari Arkib Negara Malaysia (wajib);
d) Salinan surat kebenaran/ sokongan dari Jabatan Audit Negara (wajib); dan
/atau
e) Salinan surat kebenaran/ sokongan dari Suruhanjaya Pencegah Rasuah
Malaysia, Audit Dalam Kementerian atau lain-lain agensi (jika ada).

ii. Semua permohonan pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan
hendaklah dikemukakan ke alamat berikut:
Bahagian Akaun, (u.p.: Seksyen Pemantauan Dan Naziran)
Tingkat 1, Blok A, Kompleks Kerja Raya,
Jalan Sultan Salahuddin,
50530 Kuala Lumpur

iii. Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya akan memproses permohonan
pemusnahan dan surat kelulusan akan dikeluarkan dalam tempoh sepuluh
(10) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima

91