Page 76 - Aplikasi-Sistem-Informasi-Dan-Manajemen-Laboratorium-SC

 Aplikasi Sistem Informasi Dan Manajemen Laboratorium

2) Menetapkan tanggal, waktu, dan lamanya audit
Hal ini untuk memastikan tanggal dan waktu yang diusulkan untuk pelaksanaan audit
sehingga terjadi kesepakatan bersama antara auditor dengan auditi. Bila auditor atau
auditi belum siap dengan tanggal pelaksanaan audit internal maka harus dicari waktu
yang dapat disepakati kedua belah pihak.
3) Menyiapkan dokumen kerja terkait dengan audit
Hal ini untuk memastikan bahwa tim auditor memiliki salinan yang mutakhir terhadap
semua dokumen SMM yang berkaitan dengan ruang lingkup audit, yang meliputi, antara
lain prosedur yang menjelaskan tahapan audit, jadwal audit, daftar hadir rapat
pembukaan dan rapat penutupan, lembar temuan ketidaksesuaian, laporan ringkas
audit, verifikasi tindakan perbaikan audit, memorandum penugasan Tim Audit, program
audit internal/self assesment tahunan, daftar periksa dan memorandum penundaan
waktu tindakan perbaikan, bila diperlukan.
4) Memastikan pemahaman yang benar kepada Tim Auditor
Setelah tanggal, waktu dan lamanya audit internal/self assesment ditetapkan, maka
mnajer mutu memberikan penjelasan detail kepada Tim Auditor tentang tujuan, ruang
lingkup, pelaksanaan audit serta tata laksana pelaporan dan wewenang serta
tanggungjawabnya terutama yang berkaitan dengan tindakan perbaikan yang mungkin
muncul dari temuan audit. Hal-hal yang perlu disepakati antara Manajer Mutu dengan
Tim Auditor adalah:
a) siapa yang bertanggung jawab untuk mengkonfirmasikan pelaksanaan audit
kepada auditi
b) siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan tindakan perbaikan yang
diperlukan dan apakah auditor terlibat dalam memberikan rekomendasi atau
persetujuan tindakan perbaikan?
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, dokumen SMM
seharusnya dapat menjelaskan secara rinci tentang pelaksanaan program audit
internal/self assesment tersebut.

b. Persiapan Audit Internal/Self Assesment
Apabila penugasan audit telah diterima Tim Auditor, maka Tim Auditor mulai
bertanggung jawab untuk menyiapkan dan melaksanakan audit. Langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Menghubungi auditi
Auditor bertanggung jawab menghubungi auditi untuk mengkonfirmasikan tentang
ruang lingkup, tanggal yang diusulkan, serta waktu, dan lamanya audit. Langkah
sederhana ini dapat menghindari adanya hal-hal yang tidak diinginkan selama
pelaksanaan audit.
Selain itu, langkah ini dapat mempererat hubungan baik antara auditor dan auditi serta
terjadi komunikasi dan kesepakatan bersama berkaitan dengan waktu pelaksanaan
audit internal/self assesment.

69